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「ほうれんそう」できていますか?・下

仕事をスムーズに進めるためには、「ほうれんそう」で周りと情報共有をする
ことが重要です。
しかし、共有する情報が不足したり、反対に過剰になったりしてしまうと、
受け取る側が満足できる「ほうれんそう」にはなりません。情報を伝える
タイミングや方法も、意外と見極めが難しいところではないでしょうか。
やっているつもりになっていないかを確認するためにも、より具体的な事例を
見ながら「ほうれんそう」の正しい実践方法を振り返ってみましょう。

■「ほうれんそう」のNG事例と改善案

上司「頼んでいた報告書の進行状況は?」
部下「少し遅れていますが、なんとか間に合うように頑張っています」

この上司と部下の短いやり取りの中には、実はいくつか問題が隠れています。
一番の問題点は、スケジュールが遅れていることを認識していながら、上司に
指摘されるまで報告をしていないところです。
そして、なぜ遅れているのか、どのくらい遅れているのか、間に合わせるため
に何をしているのかという説明が曖昧なので、状況が把握できません。
上司に相談せず、自分で勝手に判断をして業務を進めているとすれば、
そのことも問題だと言えるでしょう。
「ほうれんそう」は速やかに、且つ具体的に行うのが鉄則です。
この問題点を改善すると以下のような回答になります。

部下「明日中に提出する予定だった報告書ですが、先方の担当者が急遽不在に
なってしまい、1日遅れる可能性が出てきました。予定通り進めるために、
関係部署からデータ収集して作成しようと考えていますが、他に何か対処法は
あるでしょうか」

このように必要な情報だけを抽出して、なるべく簡潔にまとめることが
ポイントです。あくまでも一例ですが、ぜひ参考にしてください。

■こんなときはどうする?「ほうれんそう」の具体例

・急に会社を休まなければいけないとき

体調不良などで急に会社を休まなければいけなくなったときは、始業時間前に
連絡するのが大前提です。休む必要があると判断した時点で速やかに連絡
しましょう。
メールでの連絡は確認が遅れることも考えられるため、特に指定がない場合は
電話での連絡が良いでしょう。
また、休む理由と共に自分が担当している業務の進行状況も報告し、急ぎの
仕事を抱えているときには引き継ぎを依頼しましょう。

・自分の業務を他の人に引き継ぐとき

他の人に自分の仕事を引き継ぐ場合は、相手が仕事を引き受けられる状況か
どうかを確認し、余裕のあるスケジュールで引き継ぎの相談をしましょう。
業務内容を伝えるときは、いつまでに何をしなければならないのかを、端的に
わかりやすく説明することを心掛けてください。その後、相手の理解度に
合わせて徐々に内容を掘り下げていくと上手く伝わります。
引き継ぎが終わった後も、相手が自分や上司に「ほうれんそう」をしやすい
ようにフォローをしてあげましょう。

・他の人の業務を引き継ぐとき

自分が他の人から業務を引き継ぐ場合も「ほうれんそう」が欠かせません。
引き継ぎ依頼を受けたら、自分が抱えている仕事を整理して、引き受けられる
かどうかを早めに報告します。無理をして引き受けることで、かえって周りに
迷惑をかけてしまうこともあるため、状況によっては断る勇気も必要です。
引き受ける場合は、引き継ぎによって業務が増えたことを周囲の人に連絡し、
自分の業務状況を共有しておくといいでしょう。
また、元の担当者と連携を取りながら、わからないことはすぐに相談できる
ような環境を整えておくことも大切です。

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「ほうれんそう」の土台となるのは、職場の円滑なコミュニケーションです。
行う側と受け取る側で協力をしながら、スムーズに情報共有ができる環境を
作ることが、双方が満足できる「ほうれんそう」の実践へとつながります。
社内のチームワークを強化するためにも、職場環境から「ほうれんそう」を
見直してみませんか?

(2017/04/14)

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