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スタッフよりご導入をお考えのお客様へ

就業・勤怠管理システム / 人事システム導入を検討中のお客様へ 導入の実際は?

会社が厳しい経営環境のなかで成長し続けていくには、社員の人事労務管理を支える就業管理システム・人事システムの導入が必須の時代となりました。
ここではお客様に就業管理システムや人事システムを導入している弊社システムエンジニアに、実際の導入スケジュールや打ち合わせの内容などをインタビューしました。システム導入に際しての不明な点や不安がきっとクリアになります。

第一事業本部パッケージ統括部パッケージソリューション推進部
北井 至恵

お客様が就業システムや人事システムを導入された理由はどういうケースが多いのですか?

今までは従業員の就業情報(本当に働いているのかどうかなど)が不透明な状態だったが、労働基準法の改正もあって、就業の管理をしっかりとおこなわなければならなくなったり、従業員の在場時間も把握しておきたいといったご要望から、導入につながるケースが多いです。

そのほか、「労基法改正があり時間計算が前にも増して大変になったため、システムで自動的に計算をして業務負荷を減らしかつ正確性を高めたい」「紙ベースで就業管理をしており、特別な時だけ記入する方式なのでシステム化をしたい」「人事情報が各支社ごとや各管理者ごとで管理されているといったようにバラバラに管理されているので、システムで一元管理をおこないたい、特に社員の履歴情報は人材育成や組織をシミュレーションするために重要な資料となるので管理をしたい」というご要望を多く頂きます。

システムの導入という視点でお客様が不安や問題として考えていることは、主にどんなことがありますか?

就業システムを導入するという事は、社員全員に使用してもらわなければならないので、社員への周知徹底が必要です。 それを実行するにあたり、社内に理解を求めることに不安があることが多いですね。でも実際に稼動してみると最初の1ヶ月のサイクルが回るころにはすっかり社員も慣れて、順調に滑り出している、というのが実際です。

今までは実務担当者が経験で判断していたことをシステム化するために明文化する必要が出てくる場合があります。総務の方も就業規則に書いていないことを決めなければならないことが出てきます。

ベテランの担当者は本当にシステムが担当者と同じように就業データを判断して給与データを作ってくれるのか不安になっているケースがあります。テスト期間中に担当者の手計算と同じシステムの結果を合わせて納得。さあ本稼動という流れです。

時間を正確に把握すると、時間外残業代が増大してしまうのではないか?という不安をお持ちの場合があります。 結果、管理者がしっかり部下の時間管理をするようになり、残業代が減ったというお話も耳にしました。

実際の導入スケジュールはどのようになっていますか?どのくらいの期間がかかるのでしょうか?

ALIVE SOLUTIONのどの範囲を導入されるかによって期間の長短はありますが、ALIVE SOLUTION TAの導入を例にとると、標準的な導入スケジュールでは、概ねキックオフからシステム立ち上げまでの最終確認まで、5回〜10回程度の打ち合わせを重ねてシステムを立ち上げます。 期間にすると2〜3ヶ月でしょうか。とても時間がかかるように思われるかもしれませんが、社員コードや所属コードなどの基本的なコード体系の確認から、就業の運用ルールの確認、必要とする管理帳票のレイアウト確認など、様々な打ち合わせをして導入します。

中には、これまで熟練の担当者の頭の中にあった運用ルールをシステム化するため就業規則として明文化する必要が出てくるケースがあったり、社内の運用ルールをシステムに合わせる、あるいは運用に合わせてシステムをカスタマイズするのかを決めなければならない、など、導入されるお客様も自社の就業規則をじっくりと見直していただく時間をとる必要が出てきます。これまでの納入経験からお客様に無理のない導入スケジュールを引くとどうしても、この期間が必要ですね。

実際にシステムがテスト稼動して本稼動まで、必ず月次のサイクルテストを運用し、例えば就業システムであれば給与計算まで正しくデータが渡されること、結果給与計算が今までの計算結果とぴったり合うことを確認するまでテストをしてから本稼動となります。

社内にシステム導入が成功する秘訣はありますか?

必ず社内システムを導入する際のキーマンとなる方を決めておくことです。私たちSEもそのキーマンの方を中心にシステム運用のノウハウを伝授いたします。なぜなら、システムが本稼動して日々運用していくのはその会社の方々で、社内からの問い合わせにまずは中心となって対応いただくためです。私たちSEは、フォローやお手伝いはできますが、残念ながらその会社の社員ではありませんから(笑)

それと全社員が使うシステムなので、導入にはTOPダウンで「今回はシステム化しますよ、協力して下さい」といったアナウンスをしておくこともスムースな導入には必要かもしれませんね。

導入後のフォローはどうなっているのですか?

稼動後も導入を担当したSEが基本的にはフォローします。システムの保守契約に基づき定期的に訪問したり、定例会を開催している場合もあります。万が一ハードに問題が起こっても、弊社にはハードをメンテナンスする保守部隊もありますので、ソフトウエアのフォローだけでなくハードウエアの面でも安心してもらって大丈夫です。また、全国に支社支店がありますので、お客様が全国に拠点があっても大丈夫です。

システムを導入されたお客様の声を聞かせてください。導入後の効果などはどうでしょうか?

  • システムを導入するまでは、労働時間の実績がリアルタイムで把握できていなかったけれど、今ではリアルに全国の状況が把握できるようになって、労務管理も精度があがってきました。
  • 36協定などいままであまり管理者の意識が低かったのですが、システム導入で部下の労働時間に対する意識が高まり、結果として時間外手当の支払額が減りました。
  • 社員検索や社員が自分自身の情報が参照できるようになって総務で行っていた手作業の業務が不要になりました。
  • 社員の顔もわかるのでコミュニケーションもとりやすくなりました。
  • データを二回メンテナンスする必要がなくなり、とっても業務が楽になったしデータが正確になりました。

システム導入を検討中のお客様にアドバイスをお願いします。

まずはしっかり時間管理ができるシステム。時間外時間の管理が自社のルールをカバーしてくれるか?ということがポイントです。在場時間を客観的に把握することがシステム導入には不可欠です。

システム検討する時は将来の拡張性も考えておく必要があります。たとえば今は時間休暇を制度として取り入れる予定がなかったとしても数年して時間休暇が社会に浸透してきたときに、そのためのシステムを変更することになったのでは大変です。また、今回の労基法改正のように法改正があったとき、対応ができるか?スムースに新しい法律に対応できる体制があるかも重要です。
人事システムは社員個人に係わる情報を管理するので、セキュリティ機能に関しても重点を置いて選定することも大切です。

私たちがご紹介するのはパッケージシステムですが、人事や就業は特に会社独自の世界をシステム化するため、どうしてもシステムをカスタマイズしたい、という要望が出る場合があります。弊社では長年システム開発を手掛けているので、パッケージと言えどもお客様専用にカスタマイズ対応をさせていただきますが、パッケージは絶対修正せず、アドオンで、という会社もありますので、システム選定の際にはどこまでシステム化したいかをある程度イメージしておくことは、限られた予算を最大限に生かすためにとても大切です。

システム導入が決まったらどんなことを準備しておくとよいですか?

就業システムなら、まずは自社の就業規則を見直して、システムでどこまでカバーするのかを決めておくとスムースに導入打ち合わせに入れます。もし今経験に頼っている部分があれば、そのルールを一度文章にまとめてみることをお勧めします。人事システムを導入されるのであれば、誰にどんな情報を公開する、あるいはクローズした情報にする、など決めておくとよいですね。

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