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お客様事例

学校法人廣池学園様

大学、高校、中学、幼稚園の職員とパートタイマーの勤怠を、ALIVE SOLUTION TAで一元管理。時間外勤務や公休の管理負荷が大幅に軽減され、適切な就業管理を実施できる体制を整えた

就業システム「ALIVE SOLUTION TA」導入事例

学校法人廣池学園(以下、廣池学園)では、株式会社三菱電機ビジネスシステム(以後、三菱電機ビジネスシステム)のALIVE SOLUTION TA(就業システム)を導入。「就業入力・集計の効率化」、「労働時間の適正な把握」、「給与計算システムとのスムーズな連携」、「コンプライアンス体制の強化」を実現した。導入の経緯と効果について話を伺った。

廣池学園の概要

― 廣池学園についてご紹介ください。

 廣池学園は、1935年(昭和10年)の創立以来、創立者・廣池千九郎(法学博士)が提唱した道徳科学(モラロジー)に基づく知徳一体の教育を基本理念として、世界の平和と繁栄に貢献できる「真の国際人」を養成してきました。
 現在、千葉県柏市において、麗澤大学・大学院、麗澤中学・高等学校、麗澤幼稚園を、岐阜県瑞浪市において麗澤瑞浪中学・高等学校の各校を運営しています。

【課題】負担となっていたタイムレコーダーによる職員・パートの就業管理

― ALIVE SOLUTION TAを導入する前は、どのように就業管理をしていましたか。

 以前は手書きで就業時間を記録していましたが、ALIVE SOLUTION TAを導入する数年前、正確かつ客観的な就業時間を記録として残せるよう法人全体でタイムレコーダーを導入し、就業時間を集計・管理するようになりました。
 対象者は約300名になりますが、トータルで約30台のタイムレコーダーを設置・管理していました。

― なぜ、30台ものタイムレコーダーが必要だったのでしょうか。

 本部のある千葉県柏市のキャンパスは、東京ドーム10個分に相当する自然に囲まれた広大な土地に、校舎や寮、研修施設などを展開しています。
 また麗澤瑞浪中学・高等学校は、千葉県のキャンパスから離れた場所にあります。職員はそれぞれの校舎・施設に出勤するため、これだけの台数が必要でした。キャンパスを巡回し、各タイムレコーダーにIDカードの情報を登録する作業も苦労していました。

― 今回、就業システムを新たに導入した理由を教えてください。

 主に「給与計算システムとのスムーズな連携」、「就業情報のタイムリーな把握と一元管理」、「運用管理負荷の軽減とコスト削減」という、3つの目的がありました。

(1)給与計算システムとのスムーズな連携
 タイムレコーダーに記録したデータは、月に1回、各部署の担当者がデータを吸い上げて、表計算ソフトで集計作業を行い、さらにそのデータを人事課で取りまとめて、給与計算システムに受け渡していました。給与計算システムを刷新するにあたり、あわせて就業システムも新たに導入し、データを迅速かつスムーズに連携できる仕組みを実現したいと考えました。
(2)就業情報のタイムリーな把握と一元管理
 これまでは、毎月の集計作業が終わるまで、時間外勤務や公休の取得状況などの正確な就業情報を把握できませんでした。実質的に各職場や本人に管理を委ねているような状態です。そのため、就業管理システムを導入することで、適切に法人全体の就業管理を実施する体制を構築したいと考えました。
(3)運用管理負荷の軽減とコスト削減
 タイムレコーダーは頻繁に故障するわけではないのですが、毎日使うものですので、不具合が発生すれば迅速に対応しなければなりません。また、人事異動が発生するたびにタイムレコーダーの設定を変更しなければならなかったので、その運用・管理は大きな負担となっていました。そのため、就業システムを導入してタイムレコーダーをなくすことができれば、管理やメンテナンスにかかる手間を省き、集計にかかるコストや作業も軽減できると期待しました。

【解決策】就業システム導入による就業情報の一元管理

― 導入する就業システムをどのように選択したのでしょうか。

 就業システムは、給与計算システムと連携できなければ意味がないので、当初は、給与計算システムと同じベンダーのシステムを導入するつもりでいました。
 ところが、当初導入を検討していた就業システムでは、朝・昼・夜と1日6回の打刻を行うパートタイマーの就業管理が標準機能では対応が難しく、カスタマイズにも予算以上のコストがかかることがわかりました。そのため、別の就業システムの導入を検討せざるを得ない状況でした。

― 1日に6回打刻する仕事とは、たとえばどのような業務ですか。

 麗澤瑞浪中学・高等学校では、寮に居住する生徒に対し、朝・昼・夜と食事を提供しています。その食事の世話を担当するパートタイマーなどが、1日6回打刻する対象となります。もちろん、そのようなケースだけを例外として処理する方法もありますが、せっかく一元管理できる体制を整備しても、例外処理を残せばその部分がボトルネックとなってしまうこともあります。頻繁に入れ替えられるシステムではないので、できるだけイレギュラーな処理は残したくないと考えました。

― 就業システムを選定したときの具体的な要件について教えてください。

 次の7つの要件でシステムを選定しました。

  • 給与計算システムへスムーズにデータを受け渡しできること
  • タイムレコーダーを使わなくても、容易にデータを一元管理できること
  • 改正労基法や36協定への対応など、基本的な機能や法対応がパッケージ化されていること
  • 公休管理などの学校ならではのカスタマイズが容易かつ安価にできること
  • サポート体制がしっかりしていること
  • 従来確保していた予算内と期間内にシステムを稼働できること
  • 労働基準監督署だけでなく、県の監査にも対応できること
 予算の都合上、採用決定までに残された時間は数か月しかありませんでしたので、複数の製品をじっくりと比較検討する余裕はなく、給与計算システムとの連携実績がある製品から絞りこみました。そのため当初は、簡易的なパッケージ製品の導入も考えましたが、ALIVE SOLUTION TAのような製品であれば、就業管理に必要な基本機能が網羅されており、予算的にもクリアできると判断して本格的に導入検討をすることにしました。

― 結果的にどのようなスケジュールでシステムを導入したのでしょうか。

 ALIVE SOLUTION TAの導入検討を開始したのが2008年12月になります。2009年度の予算で導入を実施する必要があったので、約4か月後の2009年3月に採用を決定し、新年度の2010年4月よりシステムを本稼働させました。

― 導入時に苦労したことなどはありましたか。

 本格的に就業システムを導入するのは初めての経験でした。また、パッケージソフトを利用することから、当法人の就業規則をシステムに反映しきれるのか、正直、不安もありました。
 しかし、あらかじめ用意されている「ヒアリングシート」に答えていくだけでスムーズに仕様を固めることができ、安心してシステムの導入を進めることができました。

【選定理由】パッケージの基本機能をベースに最適なシステムを構築可能

― ALIVE SOLUTION TAの導入を決めた理由を教えてください。

 ALIVE SOLUTION TAの導入を決めた主な理由は、次の通りです。

(1)豊富な導入実績
 ALIVE SOLUTION TAは、導入が決まっていた給与計算システムと連携した実績があり、製品自体もさまざまな企業で採用されているので、安心して利用できると考えました。
(2)法令への準拠など基本的な機能が網羅されている
 就業管理に必要な基本的な機能をはじめ、改正労基法や36協定など法令への対応もなされているので、機能の追加やカスタマイズを最小限に抑え、あるべき就業管理をスムーズに実践できる仕組みを確立できると判断しました。
(3)柔軟なカスタマイズが可能
 簡易的なパッケージ製品ではカスタマイズは難しい場合もあるようですが、ALIVE SOLUTION TAは公休の管理や画面の修正など、カスタマイズにも柔軟に対応してもらえるので、当法人にとって最適な就業システムを構築できると考えました。たとえば公休日に関しては、授業の関係から日曜日のみを休日とし、日・祭日を含め月9日の公休を任意に取得できる仕組みをシステムに反映しています。
打刻環境のイメージ図

個人が使用しているPCをはじめ、さまざまな環境から打刻が可能

(4)さまざまな打刻環境に対応
 Webブラウザを使って各自が使用しているPCから打刻や休暇などの管理ができるので、タイムレコーダーを使用せずに済むようになります。また、PCを使用していない職員には打刻用の共有PCを利用してもらったり、パートタイマーには磁気カードを使って打刻をしてもらったりと、さまざまな打刻環境に対応しているのもALIVE SOLUTION TAの評価ポイントでした。
(5)高い拡張性
 ALIVE SOLUTIONシリーズには、就業システムだけでなく、ワークフローなど幅広いソリューションが用意されているので、拡張性が高く、将来的に投資を生かせる環境が整っていることも安心材料でした。今回、ALIVE SOLUTION TAの導入にあわせて、ワークフロー(ALIVE SOLUTION WF)を導入し、交通経路や家族構成の変更届など、人事関連の情報をワークフローで提出してもらい、人事情報システムへ反映する仕組みも構築しました。ALIVE SOLUTION WFではユーザが自由にテンプレートを作成することができますので、活用しています。また、給与明細のWeb配信の仕組みなども興味を持っています。
(6)サポート体制
 三菱電機ビジネスシステムは経験が豊富で、当法人の要望に柔軟かつ迅速に対応する姿勢を示してくれました。就業管理だけでなく給与計算システムの連携などに関しても、気軽に相談に乗ってもらえたので、サポートも安心して任せられると判断しました。運用フェーズでは、リモートによる遠隔サポートをお願いしています。

【効果】リアルタイムで就業情報を把握できるようになり、時間外や公休の管理も容易に

― ALIVE SOLUTION TAの導入効果について教えてください。

 主な導入効果として、労働基準法への対応が確実に反映されることによる「コンプライアンス体制の強化」や、リアルタイムな勤務状況の把握による適切な「労務管理の実現」という成果が挙げられます。目に見える大きな効果としては、これまでは月次の集計といういわゆる「後処理」にかかっていた時間と手間、人的リソースを削減できたことが挙げられます。自動的かつ効率的に就業データを給与計算システムへと反映させる仕組みを確立でき、反映期間も大幅に短縮することができました。
 また、人事課における業務も大幅に効率化され、タイムレコーダーの管理からも解放されましたので、人事課の作業負荷軽減にもつながりました。

― 利用者の反応はいかがですか。

 Webによる打刻などの操作は難しくないのですが、余計なメニュー項目などが表示されると混乱する職員もいるかもしれないので、打刻画面はシンプルな表示にカスタマイズしています。
 公休日の正確な取得状況なども簡単に確認できるようになり、取得可能日数が残っていない場合は申請時にその旨が表示されるので、利便性は向上しています。
 また、残業の事前申請などの承認も、紙で申請・承認していたときと比べ、迅速かつ確実に処理できるようになったので、運用がスムーズになりました。

シンプルな表示にカスタマイズされた打刻画面

画面のイメージ画像
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出・退勤画面のイメージ画像
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今後の拡張予定

― 今後の拡張予定などがあれば、教えてください。

 現在、大学、高校、中学、幼稚園の全職員とパートタイマー、さらには一部の教員がALIVE SOLUTION TAを利用しています。今後は全教員にも適用できればと考えています。大学の教員に関しては、研究職という側面もあり、時間単位での管理が適さない部分もあるので、どのような形にするのがいいのか検討中です。
 またシステム面では、現在、最新版へのバージョンアップを検討しています。これまではできなかった、未承認者だけを抽出して一覧表示をしたり、残業の命令と実績が異なる場合の差異管理ができたりなど、要望事項がパッケージに取り込まれ、使い勝手が向上し、画面デザインも使いやすくなっていると聞いていますので、来年度の予算で対応できればと考えています。

― 三菱電機ビジネスシステムへの評価と期待を教えてください。

 提案の段階からシステムの構築、運用のサポートまで、三菱電機ビジネスシステムの柔軟で迅速な対応にはとても感謝しています。技術力が高く、自社開発のソリューションという背景はあると思いますが、要望を積極的に取り入れてくれようとする姿勢も高く評価しています。
 まだALIVE SOLUTION TAの持っている能力をすべて有効活用できているわけではないので、これまで以上に、当法人への積極的な提案やバックアップをお願いできればと思っております。

お忙しい中、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。
(取材日時2014年2月)

企業プロフィール
学校法人廣池学園様
オフィシャルサイト:http://www.reitaku.jp/
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