e-image

帳票ソリューション

活用事例

株式会社昭和様

  • e-image
  • e-PrintJunction

FAXを介した仕入れ業務をシステム化することで業務負担軽減。
さらに、使い勝手に優れた電子帳票システムで電子帳簿保存法対応を効率化

総合食品卸の大手として多種多様な商品を取り扱う株式会社昭和は、1日平均約2,000枚のFAXを取引先とやり取りしていました。 こうした業務を株式会社三菱電機ビジネスシステム(MB)のマルチホスト対応帳票仕分けサーバー「e-PrintJunction(イー・プリント ジャンクション)」とキヤノンITソリューションズ株式会社の「ライトニングFAX」を組み合わせてシステム化。 業務の効率化とペーパーレス化を実現しました。 さらに、財務系サーバーの請求書情報をMBの電子帳票システム「e-image(イー・イメージ)」で電子帳票化し、保存。 使い勝手に優れた電子帳票システムの導入により、電子帳票保存法に効率的に対応しました。

1日約2,000枚の注文書の効率的な取扱いが課題に。

1950年、名古屋市で創業した昭和。水産物の仲卸業からスタートした同社は、時代の変化とともに業務領域を拡大し、総合食品商社として成長を遂げてきました。現在では、昭和、昭和水産、太助など8社で「昭和グループ」を形成。食品卸売業では全国有数の規模を誇ります。

写真:業務本部 情報システム部 システム課 課長代理 田上剛氏

配送センターは現在、愛知、三重、静岡、神奈川、群馬に拡がり、卸売から加工、小売、物流まで一貫した食品流通をカバーしています。業務本部 情報システム部 システム課 課長代理の田上剛氏は「加工、保管、出荷などの業務を配送センター内で完結させるセンター化に注力しています。センター機能は自社ばかりでなく、外部の企業にも提供しています。」と説明します。
昭和では取引先であるメーカーから毎日大量の生鮮食品、加工食品などを仕入れています。10年ほど前は基幹系サーバーから紙の伝票を出力し、手作業でFAXを送信していました。こうした作業は業務負荷が高いため、基幹系サーバーと連携するFAXシステムを導入し、発注業務を一部システム化しました。仕入れ先から納品日などが記載されて返信されてくる「注文受領書」は、従来どおりFAX機で受信しており、毎日2,000枚にも及ぶ用紙を回収する必要がありました。また、発注した商品内容の確認も、紙の受領書とPC画面を見比べて行う必要がありました。
そこで、昭和では、FAXを介した取引業務のさらなる効率化を実現するシステムの構築を決断しました。

帳票仕分サーバーによる送受信とメール送受信対応で発注業務を改善

システム化に向けて、最初に行ったのがFAXシステムのリプレースです。2007年に既存のシステムを更新するにあたり、複数の製品を比較。MBが提案したマルチホスト対応帳票仕分サーバー「e-PrintJunction」と、FAX機とPCを高度に連携できるFAXサーバーシステム「ライトニングFAX」の導入を決定しました。選定の理由を田上氏は次のように語ります。
「e-PrintJunctionは当社の基幹系システムと親和性が高く、ノンプログラミングで印刷データを取り込み、FAX送受信に対応するライトニングFAXに自動でデータを受け渡すことができます。これにより、従来の業務を大きく変えることなく、スムーズにシステム化できることが導入に決めてとなりました。」
e-PrintJunctionとライトニングFAXの導入により、PC端末から注文書のダイレクトFAX送信と、注文受領書・納期回答書のFAXシステム受信が実現。1日約2,000枚分のペーパーレス化につながりました。さらに、FAX受信データを部署単位に振り分けて配信するように設計したことで、担当者は事績のPC画面上で発注内容と取引先からの返信FAXの内容が確認できるようになり、作業効率は大幅に向上しました。

写真:業務本部 情報システム部 システム課 主任 森慎吾氏

さらに、2015年にはメール送受信機能を強化。「使い慣れたExcel形式でのメール添付を実現しました。取引先は、Excelファイルに納期などを追記するだけなので、利便性が高まり好評です」と業務本部 情報システム部 システム課 主任の森慎吾氏は語ります。
メール機能によって取引先のメーカーは、昭和から発注情報を電子データで取得できるようになり、その後の電算処理が楽になったという声が届いています。一方、社内では商品在庫の出荷期限や賞味期限を把握するための情報をExcelやPDF形式でメール添付することができるようになりました。このように営業支援ツールとしての活用も進んでいます。
「現在、取引先約1,000社のうち、FAXによる発注書の送受信が900社以上、VAN(Value-Added Network)を利用したオンライン受発注が約60社、メールによる送受信はまだ数は多くありません。これから利便性の高いメールによる取引をさらにアピールしていきます。」(森氏)

e-imageの導入により電子帳簿保存法にスムーズに対応

図:システム構成イメージ

次に取り組んだのが国税関係書類の電子帳票化です。昭和では2007年より、財務系サーバーから出力した請求書の控え情報と納品書情報を電子帳簿保存法に則って電子帳票化し、電子帳票サーバーに保存してきました。しかし、従来の電子帳票システム導入から3年足らずで容量が上限に達してしまいました。そこで、保守期限を迎えた2012年を機にリプレースの検討を開始。複数の製品を検討する中から選んだソリューションが、MBの電子帳票システム「e-image」でした。その理由を田上氏は次のように語ります。
「使い勝手の良さはもちろんのこと、e-imageは電子帳簿保存申請の利用で多くの実績があり、税務署に従来のシステムからe-imageに切り替えることを申請した際も、税務署に話が通りやすく、スムーズに申請処理が進むと判断しました。」
導入のポイントとなったのは、従来のシステムからe-imageへの切り替えでした。従来のシステムで保存している5年分の電子帳票データを移行しなければなりません。森氏は「データ量はスプールでいうと1400万スプール、ページ数でいうと75万ページありました。膨大なこれらのデータをe-imageに移行しやすい形式に変換し、それを取り込んだうえで正しく移行できているかをチェックする必要がありました。MBからはチェックツールの提供をはじめとした様々な支援を受けたことで、わずか2か月で作業を完了することができました。」と語ります。
e-imageの導入により、1帳票あたりの保存容量は従来の電子帳票システムと比べて小さくなっただけでなく、大容量オプションによって電子帳票サーバーの容量を圧迫することはなくなりました。
森氏は「従来のシステムでは定期メンテナンスで2名のシステム課員が8時間程かけて不要データを削除してサーバー容量を確保する必要がありましたが、こうした作業は不要になりました。また、帳票定義の作成・修正もすべて自社で対応可能になりました。さらに、検索機能が向上したため、容易に伝票を探すことができます。」と語ります。

e-文書法の規制緩和を踏まえ手書き書類の電子保存を検討

昭和では今後もe-PrintJunctionとライトニングFAXを組み合わせた発注システムや、e-imageを活用した帳票類の電子化を加速させていく方針です。
「2015年9月末のe-文書法の改正によって契約書や領収書といった国税関係書類の電子化の要件が緩和されます。今後は、納品書を電子帳票化し、基幹システムと紐付けて保存することを視野に入れています。そのためにもMBには当社の業務に深くかかわりながら、適切なシステム化のご提案をいただけることを期待しています。」と田上氏は願望を述べます。
昭和はこれからも社是に掲げる「誠」の心で商道に励み、日本の食文化を豊かにするために、食品流通業界の革新に向けて努力を続けていきます。

株式会社昭和 http://www.show-wa.co.jp/

お客様導入事例

株式会社昭和様

  • e-image
  • e-PrintJunction

FAXを介した仕入業務をシステム化することで業務負担軽減。さらに、使い勝手に優れた電子帳票システムで電子帳簿保存法対応を効率化

導入事例A社

  • e-image
  • e-PrintJunction

帳票の自動FAX・メール化によりこれまでの手間・コストを大幅削減!

導入事例B社

  • e-image

CDプリンターとの連携で、帳票データをCDにて客先配布し、ペーパーレス化を実現!

ページトップに戻る