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商品・ソリューション

経理・人事・総務部門向けトータルシステム「ALIVE SOLUTION」導入事例
ホーユー 株式会社 様[愛知]

給与明細書配信と年末調整申告をシステム化することにより
業務の負荷軽減と利便性向上を実現

事業概要

 1905年の創業以来、ヘアカラー商品のリーディングカンパニーとして、国内のみならず海外70ヵ国以上に事業を展開するホーユー株式会社。同社は、社員数の増加と雇用形態の多様化により、負荷が増大した給与明細配信業務と年末調整申告を株式会社三菱電機ビジネスシステム(MB)の経理・人事・総務部門向けシステム「ALIVE SOLUTION(アライブソリューション)」の「給与明細書配信システム(PV)」と「年末調整申告システム(YA)」でシステム化。
 総務部門の大幅な負荷軽減とともに、パソコン上での給与・賞与支払明細の閲覧などを実現し、利便性を大幅に向上しています。

ホームページ:http://www.hoyu.co.jp/

ホーユーのロゴマーク

導入背景

◆ 社員数の増加と雇用形態の多様化により総務部門の業務負荷が拡大

 ロングセラーの「Bigen(ビゲン)」、ミドルエイジ向けの「CIELO(シエロ)」、若者向けの「Beautylabo(ビューティラボ)」をはじめとした様々なヘアカラー商品を展開するホーユー。一般向け商品のみならず、美容室向けのプロフェッショナルブランドも手がけており、ヘアカラーリストの育成なども積極的に行っています。

 名古屋本社をはじめ、工場、支店、総合研究所など10ヵ所の拠点と5つのスタジオを展開するホーユーでは、国内で923名(2013年2月1日現在)の社員ほか、パート社員、外勤営業を中心とする契約社員など雇用形態の多様化が進んでいます。また、事業の成長とともに社員数も増加しており、給与明細配信業務を担当する総務部門の負担が増大してきました。総務部 総務課の石井麻美氏は当時の状況を次のように説明します。

「全社員の給与明細書をドットプリンターで打ち出して拠点別に分類し、給与支給日の3営業日前には各拠点に簡易書留で送っていました。送付数が900を超えるため、印刷だけでも3時間を要します。また、営業所などに出向している社員や、育児休暇制度を取得して自宅に戻る社員など勤務形態も多岐にわたり、社員の異動先にも注意しながら、給与明細書の送付作業を行う必要がありました」

 また、年に1回行う年末調整申告書の作成業務の効率化についても総務部の課題となっていました。そこで同社は、給与明細書配信および年末調整申告書作成の費用削減と負荷軽減を目的にシステム化を決断しました。

導入ポイント

◆ 既存人事システムとの連携実績とパッケージの基本機能と拡張性を評価

 システム導入の検討を開始したホーユーは、MBのセミナーに参加するなど情報を収集。複数のシステムを比較検討した中でMBの経理・人事・総務部門向けトータルシステム「ALIVE SOLUTION」の「給与明細書配信システム(PV)」と「年末調整申告システム(YA)」の導入を決定しました。選定の理由を総務部 総務課 課長の長村貴氏は「当社が長年利用している既存の人事統合システムとの連携実績を評価しました。また、将来的な拡張も踏まえ、『ALIVE SOLUTION』には『就業システム(TA)』や『ワークフローシステム(WF)』などがラインナップされていることもポイントになりました」と説明します。

 システムの導入は、2012年4月からスタートし、半年後の11月には本稼働を開始。社員の個人情報を扱うことから、導入時はMBのエンジニアがホーユー社内に常駐し、ホーユーの情報システム部門と共同で作業を行いました。

 本稼働前には、操作マニュアルを作成したほか、システムの利用に不安を感じる各拠点の総務担当には導入教育を実施しました。「特に全社員が利用する年末調整申告システムの教育は入念に行いました。マニュアル配付に加え、操作に不安が残る社員には、遠隔地の拠点も含めてテレビ会議システムを使って講習・サポートを実施しました」と総務部 総務課の新坂上和浩氏は語ります。

システム構成イメージシステム構成イメージ

導入後の効果

◆ 業務効率化、利便性向上に加え印刷コスト・郵送コストを大幅に削減

 システム化することにより、総務部門の給与明細書配信業務は大幅に効率化されました。給与・賞与の支給明細書は、社員が社内ネットワークにアクセスしてWebブラウザーから確認・印刷するようになり、社内でパソコンを利用しない一部社員を除き、紙の給与明細書の配付が廃止されています。

 「給与明細の配付対象800名中、約700名分がWeb配信に切り替わりました。給与明細書の配付作業が従来の8分の1に削減されたことで、3営業日前に発送していた給与明細書の配付作業は、1営業日前に短縮され、そこで生まれた時間を確認作業や他業務に時間を割くことができるようになりました。用紙とプリンターインクのコストも単純に見積もって8分の1、さらには郵送コストの削減にもつながっています」(石井氏)

 さらに、Web配信によって人事変更や雇用形態の切り替え時に発生する給与明細書の配付先の確認・変更作業も軽減され、組織変更時においてもスムーズに作業を進めることができました。

 こうした総務業務の負荷削減と同時に、社員の利便性向上が実現していることも見逃せません。給与明細書配信システムでは、過去の明細も閲覧ができるので、社員はとても重宝しているとのことです。

 社員が自らWebブラウザーから入力して申告書を作成する「年末調整申告システム」の導入効果は、次年度以降により大きく現れると見込んでいます。

 「初年度は各社員による初期登録作業が必要ですが、次年度以降は、前年度の申告書データが流用できるので、書類作成時間が大幅に短縮されるはずです。初年度の効果としては、年末調整申告書類の廃止によるペーパーレスが促進されたことが挙げられます」(新坂上氏)

今後の展開

◆ より働きやすい環境構築に向けてシステムの強化と連携を推進

 ホーユーでは今後、「給与明細書配信システム」と「年末調整申告システム」の活用をより深め、総務業務のさらなる負荷軽減と社員サービスの向上を図っていく計画です。その1つが、電子メールを利用した給与明細書の配信です。現在はWebブラウザーで給与明細書などを確認できるのは、社内ネットワークにアクセスしている社員に限定しています。今後はセキュリティーを確保したうえで、社外からのアクセス対応や個人のメールアドレスへの支給明細書や源泉徴収票を配信することで社員の利便性を高め、環境コストの削減を進めていくことも検討していきます。また、将来的にはさらに機能拡張し、人事・給与の管理業務を効率化していく考えです。

 「例えば社員用セキュリティーカードと就業システムを連携させて就業時間や残業時間をより細かく管理したり、ワークフローシステムを活用して残業申請や人事諸届けなど人事関連業務の処理時間を短縮しながら、管理面の強化を図っていくことが課題です。そのためにも、MBには今後も積極的な提案を期待しています」(長村氏)

 「COLOR YOUR HEART心に彩りを」というコーポレートスローガンを掲げるホーユーは、これからも今までにない商品やサービスの提供を通じてお客様の心に彩りを添える「心からの豊かな美」を創造していきます。

※このWebサイトに記載の社名及び商品名、サービス名などは、各社の商標または登録商標です。
※この記事について:この記事は、情報誌「MELTOPIA」2013年8・9月号(No.189)に掲載されたものを転載しました。

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