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商品・ソリューション

経理・人事・総務部門向けトータルシステム「ALIVE SOLUTION」導入事例
株式会社 ジーシーシー 様[群馬]

「ALIVE SOLUTION の導入と同時に、時間単位での有給休暇制度も開始しました。複雑な計算も自動的に処理されるので、スムーズに導入できました。結果として、有給休暇取得率も向上しました」

ジーシーシーの概要

自治体向けに特化したITソリューションを提供している株式会社ジーシーシー(以下、ジーシーシー)では、ALIVE SOLUTION TA(就業システム)を導入。勤怠管理業務の効率化と勤怠データの見える化を実現している。
ALIVE SOLUTION TA を採用した経緯と効果について詳しく伺った。

――ジーシーシーについてご紹介ください。
 当社は1965年、群馬県前橋市において、北関東における初の情報処理専門企業として創業しました。以降、「地方公共団体の行政効率向上による地域社会への貢献」という目的の下で、地方自治体向けに特化したさまざまな情報サービスを提供しています。

――ジーシーシーの強みとは、どのようなところでしょうか。
 設立から50年間以上にわたり培ってきた行政事務に関する深い理解と業務ノウハウ。さらには、万全の開発サポート体制をもとに、システムの設計・開発から構築、運用管理、データ処理まで、トータルに事業を展開できるところが、当社の特徴であり、強みであると自負しています。
 また、トップダウンでワークライフバランスを推進しており、2016年度に定めた中期経営計画においても、「もう一度、すべての中心に人を位置づけることにより、最高のサービスをお客様に提供し続ける」ことを、今後3カ年の経営方針として掲げています。
 人を大事にすることによって最高のサービスを継続的に提供できると考えており、離職率が1%台と極端に低いことも、強みと言えるかもしれません。

ホームページ:http://www.gcc.co.jp/

ジーシーシーの皆さん

利用状況

◆ 入退室管理システム「MELSAFETY-G」と連携し、社員の就業情報をリアルタイムかつ一元的に管理

総務部次長の写真

――ALIVE SOLUTION TA の利用状況を教えてください。

 社員の始業・終業時刻などの勤怠情報を、リアルタイムかつ一元的に収集・管理し、勤怠管理担当者の一連の業務を効率化・省力化するためにALIVE SOLUTION TA を利用しています。
 また、就業・残業時間や有給休暇残数といった情報を見える化し、社員自身はもちろん、就業管理者(マネージャー)などがWebブラウザから勤怠情報を閲覧するツールとしても活用しています。
 管理対象は、群馬県を中心に、埼玉県、茨城県、東京都、神奈川県の全14拠点で勤務している社員に加え、顧客先に常駐している社員も含めた約650名となります。

――始業・終業の打刻データは、どのように収集しているのでしょうか。

 始業・終業の打刻データは、各事務所のドアに設置している入退室管理システムにICカード(社員証)をかざして通過した時間をリアルタイムで取り込み、1日の最初と最後の通過時間を始業・終業の打刻データとして使用しています。
 直行直帰時の就業時間や休暇などの情報は、Webブラウザから入力・管理できるようにしており、顧客先に常駐するなどしていて自社拠点以外で仕事をしている場合は、リモートでシステム にアクセスして就業データなどを入力・管理しています。

――システムの保守・運用体制について教えてください。

 専用のアプリケーションサーバーとデータベースサーバーを1台ずつ設置しており、サーバーインフラは情報システム担当が保守・運用を担当しています。機能の設定や変更は、総務部の担当者 が行っています。

システム概要イメージ
システム概要イメージ

導入効果

◆ 就業情報の見える化を起点に、管理業務の効率化と意識変革を促進

――ALIVE SOLUTION TA 導入前の状況を教えてください。

 入退室管理システムは、ALIVE SOLUTION TA を導入する以前から利用していましたが、就業情報は表計算ソフトを使い手作業で管理していました。
 導入前の大まかな作業状況は、次の通りです。

総務部担当課長の写真

  • 入退室管理システムに記録される通過時間を始業、終業時刻(打刻データ)として、
     総務部の担当者が社内イントラに転記。
  • 社員は各自、イントラを確認して表計算ソフトの就業月報に始業、終業時刻を転記。
  • 就業月報を印刷して就業管理者へ提出。
  • 就業管理者が所属員の就業情報を確認して、総務部にデータを送付。
  • 月次で締めの作業を実施し、就業状況などを確認・共有。合わせて、給与計算に必要な
     就業データも作成。
  • 社員から総務部へ、有給休暇の取得状況などに関する問い合わせが月に数件発生。

――導入後は、どのように変わったのでしょうか。

 就業管理に関する作業が効率化・省力化されたことで、さまざまな成果や波及効果が現れています。具体的な成果・効果は次の通りです。

【効果1】社員の負荷軽減
 就業月報の作成・提出に関する一連の作業が不要になり、作業負荷が大幅に軽減されました。
 また、有給休暇の取得日数や残日数、時間外の労働時間数などを自席のパソコンから正確かつリアルタイムに把握できるようになりましたので、計画的な有給休暇の取得や時間外労働の削減意識の向上にもつながると期待しています。

総務部係長の写真

【効果2】総務部における作業効率化
 当社の場合、交替制勤務者や24時間365日体制の監視作業者の就業管理をフレックス制度対象者の就業管理と同じ様式で行っている関係などもあり、就業時間や休暇の計算・管理がとても煩雑で、時間外労働時間のチェックなどに多くの時間を費やしていました。
 今では、入退室管理システムからの精緻な通過時間がリアルタイムかつ自動的に反映・集計されるようになったため、日々の転記作業から解放され、転記のミスや漏れを防ぐための確認作業やリスクも解消されました。同時に、管理画面からさまざまな情報の集計や抽出ができるようになり、管理業務が大幅に改善・効率化されています。
 また、規定時間を超えて時間外労働をしている場合などは、システム上でリアルタイムに計算された結果が視覚的にカラー表示がされます。このような場合は就業管理者を通さず、直接利用者(社員)へ注意喚起することができるようになりました。

【効果3】就業管理者におけるメリット
 部下の就業月報の確認・管理作業が、効率化されたのはとても大きな成果の1つです。
 また、部下の残業時間や休暇の取得状況・予定などもパソコンの画面上で確認できるので、業務の計画や人員の割り当て、部下の健康管理などがスマートにできるようになりました。特に、労務管理上で改善が必要な部下がいるかどうかをリアルタイムで把握し、迅速に予防措置などを打てるようになったのは、労務管理的な視点から見ると重要なポイントです。

企画部主任の写真

【効果4】法令遵守や制度変更へのスムーズな対応
 勤務形態が複雑なため、その分、時間外労働時間や有給休暇日数の計算も複雑で、これまでは労働基準法や就業規則が改定されると、その対応に手間取ることも少なくありませんでした。また、ミスや対応漏れなどにより、計算を誤ってしまう潜在的なリスクも抱えていました。
 今回、法令に対応したパッケージシステムを導入したことで、通常は細かな対応を意識せずに済み、法令の改定なども機能に反映されるようになるので、よりスムーズに法改正や制度変更に対応できる環境が整いました。
 実際、個人の事情に合わせて柔軟に働ける環境整備を進めるため、ALIVE SOLUTION TA の導入と同時に、時間単位の有給休暇制度も開始しました。時間単位の複雑な計算もシステム上でリアルタイムに処理できるので、導入も運用もスムーズに進めることができました。その結果、ALIVE SOLUTION TA の導入だけが要因ではないかもしれませんが、有給休暇の取得率向上という成果にもつながっています。

操作マニュアルの写真
操作マニュアルの表紙

【効果5】就業管理に対する社員の意識改革
 ALIVE SOLUTION TA の導入にあたり、約20回に分けてシステム導入に関する説明会を開催しました。職種や役職別に複数のマニュアルを作成しただけでなく、労働基準法に関する説明や、それに基づく会社としての就業管理の考え方や新システム導入の意義や目的なども伝えることでスムーズな本稼働ができました。
 通常は、総務部門からの情報提供となると、どうしても一方通行的になりがちで、社員や拠点が増えると直接話をする機会の少ない社員も増えてくる中で、今回、全社員と直接向き合い、対話する機会を設けられたことは大きな意義がありました。
 また、同様に間接的な効果となるかもしれませんが、効率的に就業管理ができる環境を整え、改めて会社の方針を伝えたことで、社員や就業管理者の意識変革につながることを期待しており、徐々にですが、そういう意識変革も見られるようになってきたという実感もあります。

背景

◆ 多様な就労環境下で、ワークライフバランスの推進をめざす

企画部課長代理の写真

――就業管理システムの導入検討を開始した経緯を教えてください。

 当社では、これまでもワークライフバランスを推進するため、さまざまな時間外労働時間削減策を検討してきました。たとえば、担当するプロジェクトの数や規模によっ て、社員それぞれの繁忙期が異なるため、フレックス制と裁量労働制度を採用しました。また、「課」またはそれよりも小さい「グループ」といった単位、で各所属社員の就業状況を管理する、就業管理者を設置したのも同様の背景によるものです。
 そのような施策の1つとして、「就業状況の見える化」を掲げたことが、今回、就業管理システム導入検討を開始する直接的なきっかけとなりました。

――自社内でのスクラッチでシステムを開発することは考えなかったのでしょうか。

 実は、当社でも就業管理システムを開発して、自治体様に提供しています。そのため、自社内での開発も検討したのですが、自治体と一般企業では法令や慣習面での違いが大きく、自社内で法令の改定などに対応していくとなると、運用やメンテナンスに関する負担が増加してしまい、活用よりも運用に主軸が置かれてしまうことを懸念しました。結果、せっかく業務をシステム化して作業を応率化・見える化できても、別のところでコストやリソースがかかってしまっては本末転倒となってしまいます。
 そもそも就業管理業務は専門的で法令に基づいた対応が求められますので、就業管理に特化したパッケージシステムの活用を検討することにしました。次の5つのポイントが、その主な理由となります。

  • システムの業務フローに運用を合わせることで、標準的かつ法令に則った業務を実現できる。
  • これまでの業務を見直す(改善する)ことにもつながる。
  • 法改正にもスムーズに対応できる。
  • 短期間にシステムの導入が可能。
  • 総務部の担当者主導でシステムを運用・活用できる。

選定理由

◆ 機能・実績・拡張性・カスタマイズ対応・システム連携・サポート体制を総合的に評価

■比較検討カテゴリ項目

  • 打刻データの取得(入退室管理システム、パソコンから)
  • 勤怠管理基本機能
  • 勤務実績管理基本機能
  • 勤務実績入力
  • 就業管理者による対象社員の勤務状況の把握
  • 申請・承認機能
  • 36協定への対応
  • 個人月報や勤務表の出力
  • 社員情報などの連携・管理
  • デモンストレーションの評価

――ALIVE SOLUTION TA を採用した理由を教えてください。

 3社の製品を、10カテゴリ、約60項目で比較検討しました。いずれも就業管理に特化した製品でしたので、基本機能は一通り網羅されていましたが、次の3つのポイントが決め手となり、ALIVE SOLUTION TA を採用しました。

【選定理由1】パッケージソフトとしての完成度と実績、拡張性
 導入実績も豊富で、長時間労働者やその管理者に対するメール送信機能など、要件機能がほぼ網羅されており、比較時の採点ポイントも一番でした。
 また、カスタマイズにも柔軟に対応してもらえるので、社員の利便性を損なうことなく、総務部が求める機能を充足し、就業管理の精度を向上させることができると判断しました。

【選定理由2】入退室管理システムおよび給与管理システムとの連携
 入退室管理システム、給与計算システム、さらには人事管理システムと連携できることは絶対条件でした。
 特にALIVE SOLUTION TAは、既存の入退室管理システムがそのまま利用でき、今まで通り社員証をかざすだけで、自動的に就業時刻を取り込める点を高く評価しました。

【選定理由3】サポート体制
 商談時のやり取りやデモンストレーションを通じて、システムだけでなく就業管理に関しても専門知識が豊富で、サポート体制もしっかりしているのが三菱電機ビジネスシステムで、安心して導入・運用を支援してもらえることも、採用を決めたポイントでした。

今後の拡張予定

――今後の拡張予定などがあれば、教えてください。

 ALIVE SOLUTION TA の導入により、就業状況の見える化を果たすことができました。しかし、これに満足することなく、各社員とマネージャーがより生産性を高める業務プロセスの改善、そして、より充実したワークライフバランスの推進に取り組んでいけるように、就業情報やシステムを活用していきたいと考えています。
 また、ALIVE SOLUTION の申請機能(ワークフロー)などを活用して、休暇などの申請・承認業務の効率化などを図り、時間外労働時間をさらに削減するための環境づくりにも積極的に取り組んでいきたいと考えています。

ジーシーシーのイントラに掲載されている
操作マニュアル画面

ジーシーシーのイントラに掲載されている操作マニュアル画面

――先輩ユーザーとしてのアドバイスがあればお聞かせください。

 従来のやり方に固執するのではなく、今までのやり方を点検しようというスタンスでシステム導入やリプレースに臨むと、期待以上の効果が得られるのではないでしようか。
 パッケージ製品の業務フローに運用を合わせることにより、自社の業務や運用をフラットに見直す良い機会となるはずです。

――三菱電機ビジネスシステムへの評価と期待を教えてください。

 当社からの要望が何度となく変更になり、ご迷惑をおかけしたこともあるかと思います。しかし、そのような状況でも、親身になって相談にのっていただき、迅速かつ丁寧に対応してもらえたので大変心強く感じました。また、操作マニュアルの提供など、周辺サポートも充実しており、三菱電機ビジネスシステムへ依頼をして本当に良かったと思っています。
 これからも色々とご相談させていただくと思いますが、これまでと変わらない対応を期待しています。

お忙しい中、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。

※取材日時2016年6月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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