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商品・ソリューション

販売管理システム「販売指南」導入事例
株式会社 カクヤス吉安商店 様[北海道]

「三菱電機ビジネスシステムは、単なる販売管理システムの刷新だけでなく、当社のシステム全体やコストの最適化を踏まえた提案をしてくれました」

カクヤス吉安商店の概要

業務用総合食品卸売業を営む株式会社カクヤス吉安商店(以下、吉安商店)では、25年来利用してきた販売管理システムを全面刷新。三菱電機ビジネスシステムの「販売指南」を導入した。その経緯と効果について詳しく伺った。

――吉安商店についてご紹介ください。
 吉安商店は1952年の創業以来60年以上、北海道の南西部に位置する小樽市および19の町村から構成される後志(しりべし)管内を中心に、食料品の総合卸売問屋として事業を展開してきました。
 現在は、北海道内に幅広く拠点を展開する総合食品企業「株式会社トワニ」のグループ企業として活動しており、学校、病院、介護施設から個人商店まで900社以上のお客様から信頼をいただき、お取り引きをさせていただいております。

株式会社カクヤス吉安商店

利用状況

◆ 約25年間使い続けてきたオフィスサーバを全面刷新し、販売指南を導入

株式会社カクヤス吉安商店取締役の写真

――販売指南の利用状況を教えてください。

 当社では約25年前に導入したオフィスサーバ上で利用してきた販売管理システムを全面刷新して、販売指南を導入しました。パッケージソフトとしての基本機能をベースに、一部、当社用に機能をカスタマイズして利用しています。
 また、旧システムのデータを参照するために電子帳票システムも合わせて導入しました。

――どのような機能をカスタマイズしているのでしょうか。

 たとえば、売上伝票について、自社で必要な情報を追加してもらっています。
 導入コストを抑え、短期間にシステムを導入するため、カスタマイズはできるだけせずにパッケージソフトの基本機能を利用したいと考えていましたが、これまでの習慣や業務の流れに合わせざるを得ない部分についてはカスタマイズをしています。
 まだ導入をしたばかりで、自信を持って使いこなしているとは言えませんが、慣れの部分もありますので、業務に合わせてカスタマイズをするだけでなく、業務をパッケージに合わせながら、当社にとって最適な業務スタイルとシステムを確立していきたいと考えています。

――利用している端末の台数を教えてください。

 端末は合計15台を利用しています。旧システムでは業務担当者用に8台の端末を利用していましたが、今回、販売指南の導入にあわせて営業担当者の端末7台でも利用できるように設定しました。

導入効果

◆ 販売管理情報の一元化により、緻密かつ客観的な販売データの把握が可能に

――販売指南を導入して、どのような成果が上がっていますか。

 まだ道半ばで、システム側の改修や業務フローの改善などを図っている段階ですが、現時点で次のような成果が上がっています。

【効果1】仕入れ、販売、売掛、買掛情報の一元管理
 これまでは締め処理を終えて、帳票を出力するまでは正確な販売状況を把握・分析することができませんでした。また、旧システムには買掛管理の機能が不足しており、サブシステムを利用していました。
 販売指南を導入したことで、仕入れ、販売、売掛、買掛の情報が一元的に管理できるようになりました。その結果、次のような成果や改善がなされています。

  • 必要な時、必要な情報を、必要な切り口で把握できるようになり、さまざまな販売指南の分析方法を活用することで、緻密かつ客観的に販売データを判断できるようになった。
  • グループ会社から売上関連データの提出を求められた際も、これまで以上にスムーズかつスピーディに情報やデータを提出できるようになった。

【効果2】現場における業務改善
 これまでは、営業担当者が何らかのデータを見たいと思った場合、業務担当者がシステムからデータを集計して紙で出力していました。販売指南を導入して販売管理データの取り扱いが容易になり、営業担当者の利用端末にも導入できたので、業務担当者に負担をかけることなく直接、画面上でデータを参照できるようになりました。
 また、請求書の再発行など、旧システムではできなかったことや処理に時間や手間がかかっていた業務も簡単にできるようになり、細かいところでの業務効率化も図られています。

【効果3】システム管理環境の改善
 サーバの仮想化によって、物理的なサーバの台数を増やすことなくウイルス対策環境なども一元的に管理できるようになりました。

【効果4】商品マスタや商品分類の見直し
 システムの入れ替えを契機に商品マスタや商品の分類カテゴリの見直しを実施しました。約25年間蓄積してきたデータなので、良い整理・見直しの機会となりました。

【効果5】帳票出力環境の改善
 システムの刷新にともない、レーザプリンタを導入しました。これまでのドットインパクトプリンタと比べて、出力時間が大幅に短縮されました。特に、明細項目が多い帳票ではその成果は顕著に出ています。
  また、プリンタの音が静かになったのも、一つの改善ポイントだと捉えています。

背景

◆ パッケージソフトを活用することで、短期間でのシステム導入を模索

――販売管理システムを刷新するにいたった経緯を教えてください。

 これまでも話をしてきたように、旧システムを約25年間使い続けてきました。アプリケーションはフルスクラッチで開発したもので、改修を重ねながらハードウェアの入れ替えもしてきました。しかし、オフィスサーバでのシステム運用は、ソフト面における陳腐化は否めません。
 さらに、自社内の保守体制について現時点では問題はなくても、今後のことを考えれば正直なところ不安もありました。結果、グループ会社からの要望もあり販売管理システムの全面刷新を決断しました。

――パッケージシステムの利用は最初から考えていたのでしょうか。

 旧システムの仕様をそのまま再現するのは一つの理想かもしれませんが、さらに仕様や機能の改善・追加を実施するとなれば、大規模なスクラッチシステムの開発が必要になります。残念ながらそのようなコストや時間をかける余裕はありませんでした。
 そのため、標準的な機能が網羅されたパッケージソフトを活用することで、短期間にシステムを導入し、この機会を上手く利用して販売管理業務の改善や効率化を図りたいと考えました。しかし、標準機能だけでは業務に支障が出てしまうことも考えられるので、導入時はもちろん導入後でもカスタマイズができるパッケージソフトが理想的でした。
 そこで、オフィスサーバの時からお世話になっている三菱電機ビジネスシステムに相談をしたところ、販売指南の導入を提案してもらいました。

選定理由

◆ 広い視野からの提案やメリハリの利いた内容を評価

――販売指南以外にも検討したシステムや提案はありましたか。

 もう1社にも提案を依頼して、三菱電機ビジネスシステムの提案を比較検討しました。

――販売管理システムとして、販売指南を採用した理由を教えてください。

 販売指南および三菱電機ビジネスシステムからの提案を採用した決め手は、主に次の3つのポイントになります。

【選定理由1】パッケージシステムとしての評価
 販売管理システムとして必要な機能が網羅されており、導入実績が豊富な点を評価しました。また、自社開発のパッケージソフトなので、導入時も、導入後もカスタマイズが可能ということで申し分ありませんでした。

【選定理由2】三菱電機ビジネスシステムの提案に対する評価
 三菱電機ビジネスシステムからの提案は、単にパッケージソフトを導入したり、カスタマイズしたりという内容だけでなく、運用環境やセキュリティー対策など広い視野から捉えたものでした。
 また、電子帳票システムの導入による旧システムデータの参照を可能としたことでデータコンバート作業を不要にしたり、仮想化技術を利用し1台の物理サーバに複数の仮想サーバを集約したりすることで、コスト面でも負担が大きくならないよう配慮されており、その分を利用端末の拡大などに振り向けるなどメリハリが利いた内容だったことも評価のポイントでした。

【選定理由3】三菱電機ビジネスシステムの対応に対する評価
 社内にはシステムの構築ができる人材はおらず、三菱電機ビジネスシステムはこれまでもさまざまな困りごとに対して、丁寧に相談に乗ってくれました。そのため信頼は厚く、今回の提案に際しても旧システムのサポートを担当してくれていたエンジニアもメンバーに加わっていてくれたので、当社に対する理解度が高く、安心してシステムの刷新と今後のサポートを任せることができると考えました。

――システムの刷新時に苦労したことなどはありましたか。

 やはり新しいシステム環境に慣れるのに時間はかかっています。もちろん、新しい環境になってやりやすくなった部分もありますが、結果として効率が悪くなり旧来のオペレーションに戻した業務もあります。同様にカスタマイズに関しても、コストと工数、そして必要性などを見極めるのも容易ではありませんでした。
 その結果、スケジュールや機能の変更など三菱電機ビジネスシステムに負荷をかけてしまうこともありましたが、粘り強く対応してもらい、上手くフォローしてくれたのでとても助かりました。

今後の拡張予定

――今後の拡張予定などがあれば、教えてください。

 パッケージの機能をさらに活かし、導入効果を高めるためにオペレーションを改善していきたいと考えています。

――三菱電機ビジネスシステムへの評価と期待をお聞かせください。

 当初の予定よりもカスタマイズした機能は増えてしまいましたが、三菱電機ビジネスシステムの対応はスピーディで、無理をお願いしたかもしれない点でも結果的には当社の要望通りの対応をしてくれました。
 また、関係者へのデモやトレーニングのために何度も足を運んでもらえたので、業務担当者も思っていたより速く販売指南に慣れることができました。
 当社のような規模の会社では情報システムの専任担当者を設けるのは難しいのが現状です。その一方、今後はさらにITを活用して業務の効率化や精緻化を図っていかなければ、企業として生き残っていくことは難しくなっていくでしょう。そういう意味で、三菱電機ビジネスシステムにかける期待は大きなものがあります。今後も、販売指南に限らず幅広い分野での提案や情報提供に期待しています。

お忙しい中、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。

※取材日時2016年7月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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