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商品・ソリューション

販売管理システム「販売指南」導入事例
山内飼料 株式会社 様[福岡]

「三菱電機ビジネスシステムは、条件が合わないときでも、必ず改善策や代替案を提示してくれます。販売指南の導入もカスタマイズを最小限に抑え、当社の業務に最適なシステムを実現してくれました」

山内飼料の概要

畜産用飼料販売を手がける山内飼料株式会社(以下、山内飼料)では、旧販売管理システムの老朽化にともない「販売指南」を導入。パッケージソフトでありながら、柔軟な設定やカスタマイズが可能な販売指南のメリットを活かし、機能に妥協することなく自社に最適な業務環境を実現した。導入の経緯と効果について詳しく伺った。

――山内飼料についてご紹介ください。
 山内飼料は養鶏向け飼料を中心とした卸売販売を手がけています。創業は65年以上前にさかのぼりますが、現在では直営の養鶏場(ラナファーム株式会社)および契約養鶏場で育成した養鶏を、グループ企業の精肉加工・販売会社(株式会社熊本チキン)を通じて、九州・関西地区向けに出荷しています。
 グループ全体で、「食の安全と健康への配慮」をテーマに、安全で美味しい食鶏の供給に取り組んでおり、おかげさまで当グループで提供している「肥後のうまか赤鶏」は、2014年、第10回地鶏・銘柄鶏食味コンテストにおいて「全国最優秀賞」を、さらに「うまかハーブ鳥」は、iTQi(国際味覚審査機構:本部ベルギー)の2016年国際優秀味覚コンテストにおいて、「優秀味覚賞 一つ星」を受賞することができました。

山内飼料の皆さん

利用状況

◆ パッケージの機能をベースに、業務に合わせたカスタマイズを追加

代表取締役の写真

――販売指南の利用状況を教えてください。

 2014年4月、消費税の改定に合わせて販売指南の利用を開始しました。これまで30年以上使用してきた旧販売管理システムを刷新したもので、同時期に会計指南(会計システム/三菱電機ビジ ネスシステム)も導入しています。
 パッケージソフトの機能をベースに、当社の業務に合わせて一部機能を追加・変更してもらい、主に次のような業務で利用しています。
 ・売上・仕入データの入力・管理
 ・販売管理データの検索・絞り込み・出力
  (出力データは表計算ソフトで集計・加工・分析)
 ・納品書などの伝票類の発行
 ・定期・定型的に利用する管理帳票類の出力
  (「仕入先別かつ商品別在庫一覧」、「請求先別売り掛け 残高一覧」など)
 また、販売管理以外の業務になるかもしれませんが、出力帳票の設定によりグループ会社で利用するための管理帳票(「配送担当者別配送重量一覧」)も、販売管理のデータから出力できるようにしてもらっています。

――端末の台数を教えてください。

 販売指南用にPCを2台用意し、主に2名の担当者が操作しています。加えて、営業担当者が売上情報などを閲覧するために利用することもあります。

――導入時に苦労したことなどはありましたか。

 システムの入れ替えや導入の経験がほとんどなく、スケジュールに余裕もなかったので、担当者には不安もあったと思います。しかし、三菱電機ビジネスシステムは丁寧に使い方や機能をレクチャーしてくれたので、安心して導入を進めることができました。
 カスタマイズを最小限に抑えることができ、マスタデータの移行などもスムーズで、目立ったトラブルや苦労はなく新システムへと移行できました。

導入効果

◆ データが効率的に一元管理できるようになり、営業担当者の意識も変化

――販売指南の導入効果について教えてください。

担当者の写真

 販売指南を導入したことにより、「(1)データを効率的かつ一元的に管理」できるようになりました。
 さらに、「(2)データの分析や取りまとめも簡単」にできるようになり、「(3)営業担当者の意識の変化」も見受けられます。
 加えて、「(4)印刷環境の改善」「(5)サポート窓口の一本化」「(6)セキュリティー環境の向上」という波及効果も出ています。

――それぞれの効果について、詳しく教えてください。

 導入効果の詳細は次の通りです。

【効果1】データの効率的な一元管理
 旧システムではデータが1年間分しか保存できませんでした。そのため月締めの処理が終わると、各種帳票を印刷してバインダーに綴じる作業が必要でした。また、帳票類は 最低7年間分を保管しておかなければならないので、それなりの保管スペースも必要でした。
 販売指南ではデータの保存期間に制限がありません。結果、システムと紙帳票というデータの2重管理が解消されました。合わせて、このような管理・保管作業も不要になりました。

【効果2】データの分析や取りまとめが簡単
 販売指南では期間や項目によってデータを絞り込んで抽出し、直接、Microsoft Excel(以下、Excel)形式で出力できるのでとても便利です。これまで、古いデータにさかのぼって集計・分析をする際は、保管されている帳票類を引っ張り出してデータを入力し直していましたが、そのような手間は不要になり、効率的かつ迅速にデータの集計や分析ができるようになりました。
 加えて、「仕入先別かつ商品別在庫一覧」や「請求先別売り掛けの残高一覧」など、毎月利用する定型の帳票も簡単に出力できるようになりました。

【効果3】営業担当者の意識変化
 これまではデータを自由に取り扱えなかったので、営業担当者からデータの抽出・集計などを依頼されても時間と手間がかかり、営業担当も事情を理解しているので、依頼してくる機会もほとんどありませんでした。
 販売指南を導入してからは、売上情報の集計などの依頼を受ける機会が増えました。また、操作が簡単なので、営業担当者自身がデータを抽出する様子も見られるようになってきました。そのような営業担当者の意識の変化が、結果として顧客対応のスピードアップや顧客満足度の向上につながることも期待しています。

【効果4】印刷環境の改善
 旧システムでは、複写式の連票にドットインパクトプリンタで印刷をしていましたが、販売指南の導入に合わせて、レーザープリンタによる単票の出力に切り替えました。その結果、印刷時間や後処理が大幅に短縮され、半日以上かかっていた出力処理が数時間で済むようになりました。また、印刷時に発生するプリンタの騒音もなくなったので、事務所内が静かになりとても助かっています。

【効果5】サポート窓口の一本化
 旧システムではソフトウェアとハードウェアのサポート窓口がばらばらだったので、バージョンアップやトラブル対応などの際、とても不便でした。当社には情報システム担当者もいないので、場合によっては責任の所在が曖昧になってしまうこともありました。
 今では、ソフトウェアもハードウェアも三菱電機ビジネスシステムが窓口となりサポートしてもらえます。安心してシステムを利用できるのも、導入効果の1つだと考えています。

【効果6】セキュリティー環境の向上
 いつ・誰が・どのような操作をしたのかというログが残るので、不正な操作やデータ持ち出しに対する抑止としての効果も期待できると考えています。

背景

◆ 旧システムの改編に手間とコストがかかることからシステムの刷新を決断

――販売管理システムを刷新するにいたった経緯を教えてください。

 ハードウェアやソフトウェア、OSが老朽化しており、消費税改定への対応には大きな手間とコストが必要だったことから、システムを刷新することを決断しました。
 また、サポートをしてもらっていたベンダーとの関係も硬直化していたので、インターネットでパッケージ型の販売管理システムを調べ、評価の高い10社ぐらいに問い合わせをしました。実際に、説明に足を運んでくれた会社は5社程度でしたが、三菱電機ビジネスシステムもその中の1社でした。

要件

◆ 機能面だけでなく、長期的に付き合えるサポートベンダーであることも重視

――導入する製品は、どのように選んだのでしょうか。

 各ベンダーには、「(1)これまでと変わらずに業務ができること」「(2)消費税の改正に間に合うこと」などを要件に提案を依頼しました。加えて、「(3)長く付き合えるサポートベンダーであること」も重視して、どのベンダーに依頼するのか決めました。各要件の詳細は次の通りです。

【要件1】これまでと変わらずに業務ができること(機能要件)
 コストを抑えるためパッケージソフトを利用せざるを得ないとは考えていましたが、画面や表面的な使い勝手が変わるのは仕方がないとしても、これまで「できたこと」が「できなくなる」のが一番困ります。旧システムの機能を引き継ぎ、これまでと同じ形式で管理帳票などが出力できるようにしてほしいと、各ベンダーに依頼しました。

【要件2】消費税の改正に間に合うこと(スケジュール)
 消費税への対応を引き延ばすことは絶対にできないので、2014年4月から新システムを利用できることは必須でした。

【要件3】長く付き合えるベンダーであること(信頼関係)
 販売管理システムは、頻繁に入れ替えるようなものではありません。そのため、今回のシステム導入だけでなく長期にわたって付き合っていけるサポートベンダーであること。加えて、ハードウェアとソフトウェアのサポート窓口がばらばらだと何かと面倒なので、システム全体をワンストップでサポートしてくれるサポートベンダーであることも選定要件の1つでした。

選定理由

◆ 既存業務をすべて網羅した三菱電機ビジネスシステムの提案を評価

――販売指南を採用した理由を教えてください。

 販売指南を選んだと言うよりも、三菱電機ビジネスシステムの提案を採用したと言った方が適切かもしれません。旧システムでできたことをすべて網羅したシステムを提案してくれ たのは三菱電機ビジネスシステムだけだったからです。他のベンダーからの提案には、「対応が難しい」、「業務をパッケージに合わせて変更してほしい」という部分がありました。
 またあらかじめ決められた条件でしかデータを抽出できない製品もありました。販売指南は柔軟な抽出条件でデータを切り出し、Microsoft Excel形式で出力できる機能など、細かな機能でも、他の製品よりも優れていると思いました。

――他の会社からの回答で「対応が難しい」というのは、具体的にどのような機能になりますか。

 たとえば飼料の仕入れに関して、注文先や注文内容によって袋単位や重量単位など荷姿が異なる場合があります。入荷した荷姿の単位でそのまま入力・管理したいという要望を出していたのですが、他のベンダーからは対応が難しいと言われました。

――サポートベンダーとしての信頼性などは、どのような評価だったのでしょうか。

 提案の内容しかり、担当者の対応しかり、三菱電機ビジネスシステムが信頼できるベンダーであることは一目瞭然でした。スケジュールの余裕もあまりありませんでしたが、導入・稼働までのプロセスとスケジュールも明確に提示してもらえたので、安心して任せられると判断しました。

今後の拡張予定

――今後の拡張予定などがあれば教えてください。

 販売指南は順調に稼働しており、大きな変更や拡張を実施する予定はありませんが、必要に応じて定型処理や管理帳票などの追加はしていくつもりです。
 また、販売指南とは別のシステムになりますが、すでにグループ会社における生産管理システムの開発・構築なども依頼しており、三菱電機ビジネスシステムへ期待するところは少なくありません。

――三菱電機ビジネスシステムへの評価と期待をお聞かせください。

 三菱電機ビジネスシステムは単に言われた仕事をこなすのではなく、常に当社の事情や背景を理解した上で、最善の策を提示・実行してくれます。また、最初から「できない」と言われたことはなく、条件が整わない場合なども必ず改善策や代替案を提示してくれるので、システムエンジニアやITの専門家がいない当社にとっては、とても頼りになる存在です。
 今後もITを活用して、さらなる業務の効率化や合理化を図っていくつもりですので、販売指南のようなパッケージソフトをはじめ、スクラッチによるシステム開発、ITインフラやセキュリティーに関するソリューションなど幅広い分野に関して、先進的かつ専門的な情報の提供や提案に期待しています。

お忙しい中、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。

※取材日時2016年7月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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