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商品・ソリューション

販売管理システム「販売指南」導入事例
株式会社 菱和 様[大阪]

「現場が培ってきたノウハウやプロセスを、システムに反映するのは簡単ではありません。三菱電機ビジネスシステムは、現場からの要望へと真摯に耳を傾け、業務を深く理解して、菱和にとってあるべき販売管理システムを実現してくれました」

菱和の概要

多彩な産業分野における「削る」「磨く」「切る」に特化した商品を取り扱う専門商社、株式会社菱和(以下、菱和)では、販売管理業務の効率化と内部統制強化への取り組みの一環として、20年来使い続けてきた販売管理システムを刷新。三菱電機ビジネスシステムの「販売指南」を導入した。その経緯と効果について詳しく伺った。

――菱和についてご紹介ください。

 当社は、「削る」「磨く」「切る」にかかわる多種多様な製品とソリューションを提供する専門商社です。研削砥石や研磨布紙をはじめ、工具、安全衛生/環境機器まで、約5万点におよぶ多種多様な商品を取り揃え、取り扱いメーカーは約100社に上ります。
 お客様へ商品とサポートをスピーディに提供できるよう営業ネットワーク網を全国的に展開しており、販売店様やユーザ様のご要望にワンストップで応えることができる体制を整えています。
 また、研削砥石のトップブランド「日本レヂボン」グループの一員として、お客様からの要望やお客様への提案を反映する製品開発にも貢献しています。
 研削砥石や研磨布紙と言ってもイメージが湧かない方もいらっしゃるかと思いますが、たとえば次のような産業や作業で用いられています。

  • ●石油、ガスなどの備蓄タンクの研磨。
  • ●土木・建設作業におけるコンクリートや鉄骨の研削・研磨・切断。
  • ●自動車の製造や修理、鉄道車両や産業車両などの車両溶接。
  • ●船体のサビ落としや塗装など、造船・改造・修理。
  • ●磨かれたステンレス流し台といったキッチン製品をはじめ、ドアやサッシなど住宅設備・住宅建築における
     パイプ切断や石材加工。

菱和の皆さん

利用状況

◆ 販売管理情報の効率化と業務負荷軽減を実現

管理部長の写真

――販売指南の利用状況を教えてください。

 2014年に、20年来利用してきた販売管理システムを刷新して販売指南を導入しました。現在、北海道から鹿児島県までにいたる全国約20カ所の営業所において、ほぼ全社員にあたる約130名が利用しています。

――具体的には、どのような業務で利用しているのでしょうか。

 見積書の作成や在庫情報の確認、入金・支払データの管理、月末の締め処理など、一連の受発注業務をシステム化して情報を一元的に管理しています。
 また、会計情報システムなど外部システムとデータを連携することで、締め処理や入出金業務の精緻化・効率化・迅速化を図っています。
 できるだけ標準機能を活用して業務をシステム化していますが、すべての業務をパッケージの機能に合わせるのは難しく、一般的には例外処理と言われるような業務でも、必要な機能はシステム上でスムーズに処理できるようカスタマイズをしています。

――主なカスタマイズのポイントを教えてください。

 たとえば当社の場合、グループ会社である日本レヂボン社の製品は他のメーカーとは区別して管理する必要があります。また、営業所(倉庫)間で在庫を移動するといった処理も頻繁に発生するので、そのような処理を簡単に反映できるような仕組みなども組み入れてもらいました。
 またカスタマイズとは異なりますが、今回ワークフロー(オプション)を採用することで、次のような業務も販売指南と連携して処理できるようにしました。

  • ・休暇や残業など労務関連の申請・承認・管理
  • ・交際費や会議費など必要経費の申請・承認・管理
  • ・取引先情報や商品情報の登録・更新の承認と自動登録処理
  • ・見積書発行の承認

システム概要図
■システム概要図

導入効果

◆ 受発注業務に限らず、入出金処理など幅広い業務に効果が波及

――販売指南を導入して、業務はどのように改善されましたか。また、どのような成果が上がっていますか。

 旧システムでは、データが業務ごとに管理されており、各営業所の情報も夜間にバッチ処理で取りまとめていました。そのため、全社的なデータの集計が1日遅れとなり、リアルタイムで把握・分析することができませんでした。
 また、本社の管理部門ではデータを整理して帳票に出力したり、ほかのシステムに受け渡したりするのに、膨大な作業時間と負荷がかかっていました。
 今回、販売指南を導入してデータが一元化され、リアルタイムで処理できるようになったことで、事務作業負荷が大幅に軽減されています。その結果、残業時間の削減や人員配置の最適化にもつながりました。
 さらに、業務の集中と分散を適切に推し進めることで、「人・物・金」という経営資源をリアルタイムで把握・改善する環境も整備されました。
 具体的には、次のような業務で改善や成果が現れています。

【効果1】受発注業務における顧客対応力の向上
 一連の受発注業務を連携しながらシステム上で処理できるようになったことで、スムーズかつリアルタイムに情報を更新・共有できるようになりました。

  • 個人単位で管理されがちだった受発注情報をスムーズかつリアルタイムに共有できるようになり、担当者が不在の場合、他の担当者でもスムーズな対応ができるようになった。
  • 受発注データが蓄積されることで、たとえば、見積書の提出後に受注にいたっていない案件を分析するなど、体系的な分析によって)受注件数向上につながる施策を立案できるようになった。
  • モバイル端末を活用して出先でも在庫確認や発注業務ができるようになり顧客対応力が向上した。
  • 外出先から戻ってからの作業や残業時間が削減された。

【効果2】販売管理情報のスムーズな活用
 販売管理情報をリアルタイムに集中管理できるようになり、営業所に置ける作業負担を軽減すると同時に、迅速かつスムーズな情報の活用が可能になりました。

  • 営業所間で顧客情報や商品データ等が共有できるようになった。
  • 売上計上、仕入計上、棚卸計上、売掛金回収、受取手形発生、買掛金支払、支払手形発生、相殺等の仕訳データなど、月末締め業務に必要な情報を迅速かつ簡単に会計情報システムへと受け渡すことができるようになった。
  • これまで4人〜 5人の担当者が作業をしていた月締め処理が、1人の担当者が内容をチェックするだけで済むようになり、作業日数も約2日間短縮された。

【効果3】支払業務における効率化と精緻化
 自動仕訳処理による仕入先への支払いだけでなく、経費に関するさまざまな支払業務が効率化・精緻化されました。

  • 請求書の確認と支払金額の入力を営業所で対応できるようになり、違算管理も販売管理システム上で対応できるようになった。
  • 仕入計上が補助元帳形式で確認できるようになった。
  • 支払業務を本社に集中することで、経費精算用の小口現金と小口口座を廃止できた。
  • 営業所における現金管理や小口預金出納帳業務が不要になった。
  • 請求情報が会計情報システムへと自動的に取り込まれ、仕訳されることで、支払いを本社口座より自動振替、振込、クレジットカード決済で実施できるようになった。
  • 事務用品などは、各営業所から発注して本社から一括で支払う契約に変更し、経理処理が自動化された。
  • ガソリン代に関して、ガソリンカードもしくは自動引落請求などの情報を取り込み、自動仕訳できるようになった。
  • 運送費は自動引落、もしくは請求データを取り込むことで、自動仕訳できるようになった。
  • 出張旅費やその仮払いに関して、ワークフローにより承認されれば本社から対象者に仮払金を直接振り込めるようになった。

【効果4】入金処理業務の効率化
 入金処理に関してもさまざまな面で成果が上がっています。

  • 約40あった営業所の回収用口座を廃止し、口座を指定銀行の各営業所の口座のみに統廃合できた。
  • 入金が各営業所間にまたがる場合、営業所間で電話確認をしてFAXで振替作業を実施していたが、債権の状況がシステム上で確認できるようになったため、入金を受け入れた営業所が他の営業所の入金処理を直接修正できるようになった。
  • 銀行の消し込みシステムを活用して販売管理に振込入金データを取り込むことで決済処理が自動化された。
  • 営業所に現金回収専用のカードを配布し、銀行のCDもしくはコンビニのCDから入金口座への入金が可能になった。

【効果5】情報の所有から活用への変革
 これまでは営業担当者自身がすべてのデータを管理・入力する場合が多かったのですが、データ入力は入力担当者に任せて、お客様への対応に注力する理想的なオペレーションへと移行しつつあります。最初は抵抗もあったようですが、販売指南の導入を契機にこれまでは把握できなかった情報が共有されることがわかり、さらに経営層からの働きかけもあり、次のような成果が出始めています。

  • 営業担当者はデータ入力のために会社に戻ったり、残業をしたりせず、顧客への対応や提案により多くの時間や手間をかけることができるようになった。
  • 各自が情報を抱え込まず、情報の共有・活用が促進された。
  • 自分以外の動きや組織としての傾向などが確認できるようになり、業務改善のためのアクションプランを策定・実行できるようになった。

【効果6】コンプライアンス(法令遵守)体制の強化と意思決定の迅速化
 システムを刷新したことで、内部統制という点からもシステム環境が整備されました。加えて、業務フローに関しても必要な申請や承認を経て業務を進める体制が強化されたことで、企業価値の向上にもつながっています。
 また、さまざまな承認業務に関する意思決定が迅速化され、お客様への対応速度も向上しました。

【効果7】システム運用負荷の改善
 システム運用面での、保守性の向上や運用負荷の削減、危機管理対策などの効果が現れています。

  • ハードウェアを含めたシステムの集中管理体制が確立され、保守性が高まると同時にITガバナンスも強化された。
  • 冗長化や外部へのデータバックアップなど、対障害対策を強化され、信頼性と安全性が向上した。

背景

◆ 経営戦略やビジネスモデルの変化へと柔軟に対応できるIT 環境を模索

――販売管理システムを刷新するにいたった経緯を教えてください。

 販売管理システムに限らず、当社のシステム環境は長期間利用してきたシステムが多く、老朽化も進んでいました。今後、さらなる業務の効率化、法令遵守や内部統制の強化、情報漏えい対策、システム管理業務の効率化などを進めていくためには、全面的なIT環境の見直しが避けられない状況でした。
 また、システム環境を刷新することでデータやインフラの統廃合を図り、経営戦略やビジネスモデルの変化にも柔軟に対応するためにも、IT環境の整備が必要でした。
 その一方、すべてのシステムを短期間に刷新するのは難しいので、まずは商社としてコア業務である販売管理業務を刷新することで、効率的かつ法令に遵守した業務プロセスを実現しようと考えました。
 さらに、そのような環境を自社だけで立案・構築・運用・改善していく知識や経験も十分ではなかったので、トータルかつワンストップで支援してもらえるSIベンダーの支援も必須だと考えていました。

――販売管理システムの刷新にあたって、改善したかったポイントやねらいがあれば教えてください。

 旧システムは機能やデータが分散されていたこともあり、システムや情報を集中的かつリアルタイムに管理できるようにしたいと考えていました。さらに、営業ノウハウの横断的な活用や情報分析による経営戦略への展開も視野に入れて、システムを選ぶようにしました。

選定理由

◆ 販売管理システムの基本機能だけでなく、総合的なソリューション力も評価

――販売管理システムとして、販売指南を採用した理由を教えてください。

 販売指南を含め3社のシステムを比較検討しました。選定にあたっては、実際にシステムを使う現場の担当者にもデモンストレーションなどを見てもらい、意見を聞いて比較検討を進めました。
 販売指南および三菱電機ビジネスシステムの提案を採用した決め手は、主に次の3つのポイントになります。

【選定理由1】基本機能と拡張性
 販売指南はパッケージとして基本的な機能が網羅されており、加えて、複雑なカスタマイズや機能追加にも柔軟に対応してもらえるという点を高く評価しました。
 また、オプションとしてワークフローが利用できる点や、会計情報システムや銀行システムなどの外部システムとの連携が可能な点も評価しました。特にワークフローに関しては、承認プロセスから実業務までを一連の流れで実行できるので、業務の自動化や内部統制の強化という点でも大きな評価ポイントとなりました。

【選定理由2】信頼性と堅牢性
 システムの停止はもちろん、遅延などが発生すると業務に影響をおよぼし、お客様へご迷惑をおかけしてしまいます。また、リアルタイムに全拠点のデータを処理するので、パフォーマンスやシステムの信頼性も重要な選定ポイントでした。
 販売指南は、導入実績が豊富で、導入企業へ見学に行った際も、当社よりも多いユーザ数で利用して、安定稼働しているという話を聞きましたので、安心して導入できると考えました。

【選定理由3】トータルリューソリューション
 三菱電機ビジネスシステムは、販売指南以外にも営業支援(SFA)、経営分析、グループウェア、人事・勤怠、セキュリティーなど、幅広い業務パッケージやソリューションを提供しており、トータルでシステムを任せることができる点も高く評価しました。実際、販売指南と同時に人事・勤怠システム(ALIVE SOLUTION TA 就業システム)も導入しています。

今後の拡張予定

――今後の拡張予定などがあれば教えてください。

 順調にスタートを切ることはできましたが、営業管理システムとしてまだ完成形だとは考えていません。随時、業務とフィットしていない部分をカスタマイズしたり、機能を追加したりしていく予定です。

――三菱電機ビジネスシステムへの評価と期待をお聞かせください。

 今回の販売指南の導入やカスタマイズを通じて、現場が知恵を絞って培ってきた業務プロセスをシステムに落とし込むことが容易ではないことと改めて認識しました。
 三菱電機ビジネスシステムはそのような状況において、単にパッケージの導入やカスタマイズをするのではなく、現場に直接出向き、各営業所の意見や要望を吸い上げ、集約してくれました。結果的に、今では、三菱電機ビジネスシステムの当社担当者が当社の業務に最も詳しいのではないかと感じるほどです。それだけ力を注いで対応してもらえたことにはとても感謝しています。
 また、提案に関しても、当社の運用体制を考慮した上で長期的な視野であるべき姿を見据えた内容を提示してくれました。社内的な目線だと気づき難いことや専門家ならではの指摘や提案 があり、経験やノウハウが豊富だということが伝わってくる内容でした。
 今後も、導入済みのシステムのサポートや拡張だけでなく、新たなシステムの導入支援も含め、当社の「社外情報システム部門」のような役割を担ってもらえることに期待しています。

お忙しい中、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。

※取材日時2016年7月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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