大同特殊鋼株式会社様 導入事例

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製造業

  • [社会保険労務システム ARDIO(R)]

社会保険労務システムを給与システムと連携し電子申請に対応することで手作業で対応していた社会保険業務を効率化

大同特殊鋼株式会社様 会社概要

世界最大級の特殊鋼メーカーとして、自動車や航空機などの輸送機、発電所や産業機械など様々な分野に素材を提供する大同特殊鋼株式会社。全社員約4,000名分の雇用保険手続き業務の多くを手作業で対応していた同社は、電子申請の実施に合わせて株式会社三菱電機ビジネスシステム(MB)の社会保険労務システム「ARDIO」を導入。既存の給与システム「COMPANY」からデータを「ARDIO」に取り込み、取得喪失システムを介して電子申請するまでの流れをシステム化し、業務の効率化を実現しました。

導入背景

高年齢雇用継続基本給付の増加で労務管理部門の負荷が増大

人事部 労政企画室
主任部員
屋代 利明 氏

 鉄に特殊な性質を持たせた「特殊鋼」の供給を通して日本の産業を支える大同特殊鋼。グループ経営理念を「素材の可能性を追求し、人と社会の未来を支え続ける」と定め、特殊鋼鋼材、機能材料・磁性材料、自動車部品・産業機械部品、エンジニアリング、流通・サービスの5部門で事業を展開しています。「現在は事業基盤の強化と並行して、ダイバーシティー推進に取り組んでおり、事務所部門だけでなく、モノづくりの現場にも女性社員の活躍の場を広げています」と人事部 労政企画室 主任部員の屋代利明氏は語ります。
 同社の労務管理は、2015年より本社で一括対応していましたが、雇用保険に関する申請・交付の手続きの多くは手作業でした。特に離職証明書・給付金申請書は手書きで作成し、地域の事業所を所轄するハローワークに郵送。処理が済んでハローワークから返送されてきた書類を各社員に配布していました。そのため、事務作業に多くの時間が取られ、2名の実務担当者の負担になっていました。人事部 労政企画室の篠原寿美子氏は「特に高年齢雇用継続基本給付金申請の対象者が約210名と多く、2ヵ月ごとに発生する支給申請書の作成作業に多くの工数が取られていました。2017年当時、電子申請への対応を見据えていたこともあり、これを機会に労務管理業務をシステム化し、合わせて電子申請に対応することにしました」と振り返ります。

導入ポイント

既存給与システムとの連携実績とオンサイト保守体制を評価

人事部 労政企画室
景山 友紀子 氏

 同社は、2017年初夏よりパッケージソフトの導入を前提に調査を開始。複数社の製品を比較した中からMBの「ARDIO」を採用しました。選定の理由は、同社が利用している人事・給与システム「COMPANY」と柔軟かつ容易に連携できることでした。屋代氏は「選定前にCOMPANYとARDIOを連携して利用しているユーザー企業を訪問し、使い勝手を確認しました。そこで同じ使い方をする当社でも問題なく動くことが分かり、採用を決めました」と語ります。
 また、三菱電機グループの信頼性に加え、サポート拠点が名古屋にもあることも大きかったといいます。
 「サポート拠点が東京や大阪のみの場合、どうしても対応がワンテンポ遅れてしまう懸念がありました。その点、MBは名古屋にサポート拠点があるので、もしもの時にすぐに駆け付けてもらえるという安心感がありました」(屋代氏)

人事部 労政企画室
服部 千晃 氏

 製品選定フェーズを経て、2018年2月より導入プロジェクトに着手。同年4月から本稼働を開始し、ARDIOを利用して労務管理業務を行っています。
 「事前にMBからARDIOのデータレイアウトの提供を受け、COMPANYからARDIOに取り込むためのデータ整備を始めていたこともあり、2ヵ月の短期間で導入することができました」(屋代氏)
 ARDIOの操作画面がシンプルなため、実務担当者も迷うことなくシステムへの切り替えができたといいます。人事部 労政企画室の服部千晃氏は「COMPANYからデータを取り込んでクリックするだけで終わる申請もあるので、システムの操作は非常に簡単です。電子申請に対する不安はありましたし、立ち上げ時は苦労しましたが、3ヵ月程で軌道に乗りました」と振り返ります。
 導入を支援したMBについては、迅速な対応を評価。人事部 労政企画室の景山友紀子氏は次のように語ります。
 「当社は労務のパターンが多く複雑なので、当初、給与システムからの一括取り込みで予期せぬ動作をすることがありました。その際は迅速に駆けつけ、対面で対応いただけたことは安心感につながりました」

導入後の効果

効率的な電子申請を実現しマイナンバーのリスクを解消

人事部 労政企画室
篠原 寿美子 氏

 現在、雇用保険に関する業務は、月に1回、まとめて給与システムから社員マスタ、賃金データ、雇用保険得喪離職票データ、高年齢雇用継続基本給付金申請データなどを実務担当者が取り出し、ARDIOの基本共通システムに一括で取り込みます。ARDIOでは2人の実務担当者が各申請の締めのタイミングを見ながら得喪システムで申請データを作成し、電子申請システムから外部連携システムを介してe-Govに送信します。申請書類は電子データで各事業場を所轄するハローワークに送られて終了です。ハローワークでの処理が完了して再び電子データで返送されてきた公文書をデータで保管します。
 ARDIOの導入と電子申請により、手作業で対応してきた雇用保険関連の業務は大幅に効率化されました。
 「作業工数は手作業の時と比べて半減しました。書類を印刷してハローワークに郵送していた頃は、書類が返送されてくるまで約1週間を要していましたが、電子申請切替後は早ければ離職票は翌日には戻ってくるようになりました」(篠原氏)
 その他にも様々なメリットがもたらされています。服部氏は「ARDIOには検索画面があるので、過去に誰がどの手続きをしたか、履歴が追えるようになりました。社員番号で検索するとその従業員の雇用保険手続一覧が表示され、いつ転勤届を申請したか、育児休業を申請したかといったことが把握でき、対応に漏れが生ずる不安がなくなりました。電子申請化したことで照合省略も可能になり、一部の添付書類を省略できるようになりました」と語ります。

 ARDIOによって効率化され、削減された工数は、今では別の業務に振り分けられています。現在、空いた時間を利用して公文書の管理をより効率化させるために、文書をデータでの管理に切り替える作業も進めています。
 マイナンバーの提出が義務化された2018年の段階でARDIOが導入できていたことから、COMPANYとARDIO内部にあるマイナンバーロッカーシステムを連動させ、申請データに自動的に付与させることで、マイナンバー提出に関する作業で新たな負担も発生しませんでした。

今後の展開

電子申請の範囲を拡大しグループへの横展開も検討

 導入から1年が経過した現在、システムは安定稼働を続けています。今後については、労働保険の年度更新機能の追加や、CD-Rで提出している月変算定届などの電子申請化、さらには公文書管理の到達番号の社員番号化などを視野に入れています。
 並行して、同社の実績を大同特殊鋼グループに展開することで、グループ全体の業務の効率化に貢献していく考えです。「特に人事・給与システムにCOMPANYを使っているグループ会社であれば、当社のスキームをそのまま展開できるので、電子申請で業務の効率化が進むことを伝えていきたいと思います」と屋代氏は話します。
 大同特殊鋼は、世界最大級の特殊鋼メーカーとして素材が秘めている可能性を引き出し、新たな価値を創造することで、人と社会の未知のニーズに応えていきます。

COMPANY は株式会社ワークスアプリケーションズの登録商標です。
システム構成イメージ

※この記事について:この記事は、情報誌「MELTOPIA」2019年3月号(No.244)に掲載されたものを転載しました。

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