株式会社東急ハンズ様 導入事例

  • 東京都

小売業

  • [社会保険労務システム ARDIO(R)]

「離職票などの申請手続きにかかる業務負荷を軽減するため電子申請システムを導入しました。法改正へ正確かつ迅速な対応を考え、パッケージソフトを選択しました」

株式会社東急ハンズ様 会社概要

株式会社東急ハンズ(以下、東急ハンズ)では、社会保険労務システムARDIOの「e-Gov 一括電子申請システム」を導入。雇用保険資格取得届・資格喪失届申請に関する申請作業の負担を軽減している。導入の経緯と効果について話を伺った。

東急ハンズについてご紹介ください。

 東急ハンズは住まいと住生活・手づくり関連の製品・道具・工具・素材・部品の総合専門小売業です。
 「ここは、ヒント・マーケット。」をブランドスローガンに、お客様一人ひとりのライフスタイル実現のお手伝いとして、幅広い分野で多種多様な商品を取り揃え、「モノ」とその先にある“ヒント”を提供しています。
 そのほか、次の専門店を運営しています。

ハンズ ビー

こだわり感や上質感を求めるお客様へ向けた提案型ライフスタイルショップです。

ハンズカフェ

お客様とスタッフ、またはお客様同士で新しいコミュニティーを築く場所として、飲食の提供だけでなく、ワークショップなどを開催し、ハンズならではの特別な時間の過ごし方を提案しています。

ワークハンズ

“Style for creative life”をコンセプトに、ワークテイストのデイリーウエアやデザイン性のある生活雑貨を通じて、身近な趣味を創造的に楽しむライフスタイルを提案しています。

 また、これらの実店舗だけでなく、「東急ハンズネットストア(https://hands.net/)」をはじめとしたEC事業、さらには実店舗とオンラインストアの融合などにも積極的に取り組んでいます。

東急ハンズネットストア

利用状況

年間のべ約1000人分の雇用保険資格取得届・資格喪失届申請に活用

「e-Gov 一括電子申請システム」の利用状況について教えてください。

 現在、「離職票の交付を伴う雇用保険被保険者資格喪失届」と「雇用保険被保険者資格取得届」の手続きに関して、「e-Gov 一括電子申請システム」を利用しています。

電子申請の申請件数と利用頻度はどのような状況でしょうか。

株式会社東急ハンズ
総務部 勤労課
主任 伊沢 麻由 氏

 当社では国内に約50の店舗を展開していますが、雇用保険関係の手続きは、本社総務部勤労課でまとめて対応しています。
 正社員の手続きもありますが、契約社員は毎月必ず数十人単位で入退社が発生し、アルバイトも店舗で随時採用しています。そのため、申請件数は繁忙期と閑散期とで大きく変わりますが、多いときで月に約100件、年間で見るとのべ1000人分ぐらいになります。
 手続き上、入社日と退社日は指定した日とし揃えてもらうようにしていますので、利用頻度に関してはそれぞれの申請に関して、入社は月1回、退職は月2回行っています。

申請データの作成はどのようにしているのですか。

 給与管理システムから必要なデータを抽出して、表計算ソフトで一部データを追加・修正をします。そのデータを「e-Gov 一括電子申請システム」に読み込んで、あとは、決められた手順で操作をすれば申請は完了となります。

どのくらいの期間で離職票は交付されますか。

 当社の管轄であるハローワークでは、通常は翌平日に、件数などが多かったり処理が遅れたりする場合でも、翌々平日には交付されます。

効果

申請業務に限らず、全般的な作業効率化と生産性向上に関心が高まる

「e-Gov 一括電子申請システム」の導入効果について教えてください。

 ハローワークに出向く必要がなくなったことで、作業効率と生産性が向上しました。また、個人情報が記載された書類を持ち出したり、持って帰ってくる必要がなくなったので、紛失や盗難などのリスクも排除できたと捉えています。

「作業効率と生産性が向上」という点に関して、詳しく教えてください。

株式会社東急ハンズ
総務部 勤労課
橋本 直子 氏

 ハローワークに出向いて申請をする場合、受付や交付の処理に待ち時間が発生します。そもそも、そのような待ち時間が無駄だということもありますが、それ以上に、ハローワークでの待ち時間が読めないので計画的に作業を進めることができませんでした。
 それが、作業効率を下げる大きな原因となり、場合によっては担当者が残業を強いられることもありました。また、担当者のストレスにもなっていました。
 電子申請を利用すれば、待ち時間や移動時間を気にすることなく、自分のペースで計画的に作業を進めることができます。それが、結果的には担当者の全体的な作業効率や生産性向上に結びつき、これまでと変わらない人員であっても、短時間で作業を終えることができるようになり、また同じ時間内でもより多くの業務を処理できるようになりました。

背景

業務効率化と生産性向上をめざし、一度断念した電子申請システムの導入を再検討

「e-Gov 一括電子申請システム」を導入した経緯を教えてください。

 今回、電子申請の導入を検討する前にも、総務部からの要望で「e-Gov 電子申請システム」の導入を検討したことがありました。そのときは、電子申請がまだ普及しておらず、導入コストや効果についても詰め切れなかったため、導入を見送りました。

再度、電子申請の導入を検討することになった理由を教えてください。

次のような背景から、電子申請の導入を再検討することになりました。

【導入背景1】店舗数の拡大
 この数年、新規店舗のオープンが相次ぎ、契約社員やアルバイトの採用も増加傾向にあり、相対的に勤労課の業務負荷は増大していました。そのため、雇用保険関係手続きに限らず、あらゆる面から業務効率化への取り組みは急務となっていました。

【導入背景2】ほかの申請業務への展開
 「離職票の交付を伴う雇用保険被保険者資格喪失届」や「雇用保険被保険者資格取得届」だけでなく、今後、申請数が増加すると予測される「高年齢雇用継続基本給付」や「雇用保険育児休業給付」の申請などの業務にも電子申請を適用することで、より大きな投資効果が見込めると判断しました。
 また、ITソリューション事業を手がける子会社においても契約社員の積極的な活用が見込まれることから、電子申請の活用範囲は広く、投資効率をさらに高めることができると考えました。

【導入背景3】管轄ハローワークの変更
 2014年7月に本社を東京都渋谷区から東京都新宿区に移転しました。管轄のハローワークが変わり、アクセス環境が不便になったことも電子申請を再検討するきっかけとなりました。

【導入背景4】電子申請利用促進環境の整備
 ハローワーク側でも電子申請利用促進のための措置を打ち出し、積極的な姿勢が見られるようになってきたことで、今後普及が進み、より利便性が高まる可能性が高いと判断しました。

参考:東京労働局のページ

選定理由

パッケージソフトの完成度と三菱電機ビジネスシステムの柔軟な対応を高く評価

ARDIOの「e-Gov 一括電子申請システム」を採用した理由を教えてください。

「e-Gov 一括電子申請システム」の採用を決めた主なポイントは、次の通りです。

株式会社東急ハンズ
オムニチャネル推進部
オムニチャネルテクノロジー課
課長 田木 清太 氏

【採用理由1】パッケージソフト
 初回の導入検討時、当初は申請システムを社内で開発するという案も出ました。しかし、法改正への正確かつ迅速な対応、そしてそれにかかるコストや人的なリソースを考えると、自社開発にこだわるメリットは少ないと判断しました。そのため、パッケージソフトであることは必須要件でした。
 実際、導入してから1年ほどしか経過していませんが、パッチ対応も含めて数回のバージョンアップがあり、パッケージソフトを選んだことは正解だったと考えています。

【採用理由2】申請機能を独立して導入可能
 既存の給与管理システムがあるため、電子申請に特化した機能として導入できる点も選定のポイントでした。

【採用理由3】拡張性
 ARDIOは社会保険労務システムとして導入実績が豊富で、幅広い業務をサポートしているパッケージソフトなので、拡張性も高いと考えました。

【採用理由4】クラウド環境への対応
 現在、当社ではクラウド環境でシステムを運用することを基本コンセプトとしています。三菱電機ビジネスシステムは、クラウド環境への対応に関して積極的な対応姿勢を示してくれたことも評価しました。

【採用理由5】柔軟な対応
 三菱電機ビジネスシステムは、コスト面やサポート面で当社の要望を踏まえて柔軟な対応をしてくれました。ソフトウエアも三菱電機ビジネスシステムの自社開発なので、カスタマイズも含めて柔軟な対応が期待できると考えました。

今後の拡張予定

導入する際、苦労したことなどはありましたか。

 「e-Gov 一括電子申請システム」のインストールや設定に問題はありませんでした。ただし、電子申請に必要な電子署名の取り扱いについて少し手間取りました。
 最初は、新たに電子証明書を取得しようとしたのですが、個人の印鑑証明が必要だったことなどもあり、担当者をどうするかで悩みました。最終的には、別の部署で電子署名を利用していることがわかり、その電子証明書を利用することになりました。

今後の拡張予定などがあれば、教えてください。

 まだ利用を開始したばかりなので作業者が固定していますが、今後はほかの担当者でも申請業務をできるようにしていきたいと考えています。
 また、「高年齢雇用継続基本給付」と「雇用保険育児休業給付」の申請に関しては、対象者も増えてきており、定期的に申請を実施しなければならないので、すぐにでも導入の準備をはじめたいと考えています。

三菱電機ビジネスシステムへの評価と期待を教えてください。

 三菱電機ビジネスシステムは経験やノウハウが豊富で、ARDIOも社労士事務所が採用する高度なシステムであることもあり、最初は敷居が高いと感じたときもありました。しかし、当社のさまざまな要望に対して柔軟に対応してくれる姿勢を見せてくれたことで、無事、電子申請システムを利用できるようになり感謝しています。
 今後も、変わらず高度な知識と柔軟な対応で、当社業務の効率化と高度化をサポートしてもらいたいと思います。

お忙しい中、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。

※取材日時2015年6月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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