兵庫三菱自動車販売株式会社様 導入事例

  • 兵庫県

自動車販売並に修理業

  • [給与指南]
  • [ALIVE SOLUTION]

人事・給与システムのオープン化により複雑な制度改訂への対応を簡素化し総務業務の負荷軽減とコスト削減を実現

兵庫三菱自動車販売株式会社様 会社概要

兵庫県全域において、三菱自動車を中心とした新車・中古車販売などを手がける兵庫三菱自動車販売グループ。グループを統括する兵庫三菱自動車販売株式会社は、オフィスコンピューター(オフコン)と紙ベースの業務が混在していた人事・給与業務を、株式会社三菱電機ビジネスシステム(MB)の人事・総務トータルシステム「ALIVE SOLUTION(アライブソリューション)」と給与計算システム「給与指南」で一元化し、三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社(MDIS)の導入支援を受けてシステム化しました。これにより、就業管理業務の効率化、給与明細配信の自動化、年末調整申告処理業務の負荷軽減など、人事・給与業務の様々な面で成果を挙げています。

導入背景

COBOL技術者の後継者不足に伴い人事・給与システムのオープン化を決断

総務部 課長
谷本 充洋 氏

 アウトランダーPHEVをはじめとした三菱自動車の乗用車販売を手がける兵庫三菱自動車販売グループ。その中核である兵庫三菱自動車販売株式会社と姫路三菱自動車販売株式会社は、兵庫県全域で新車販売店23店舗、中古車販売店9店舗(2014年6月現在)を展開しています。同グループには、メルセデス・ベンツやハーレーダビッドソンの正規販売店も属し、兵庫エリアのユーザーの幅広いニーズに応えています。
 グループの従業員数は、正社員、パート、アルバイトを含めて約600名(2014年6月現在)で、人事給与管理業務は、兵庫三菱自動車販売の総務部が一括して行っています。従来はオフコンベースの人事給与管理システムを自社で構築し、プログラム改修やメンテナンスをしながら業務を継続してきました。しかし、既存のオフコンが2013年でリプレースを迎えるのを機に、オープン化への移行を検討します。総務部 課長の谷本充洋氏は次のように説明します。

総務部 係長
西村 里和 氏

 「これまでオフコンは、開発プログラム言語のCOBOLを知る2名の社員で運用してきました。しかし、COBOLを扱う後継者がいなかったため、今後を考えるうえで汎用性の高いオープンシステムに移行することが最良策であるという結論に至りました。そして、導入するシステムも人事給与がシームレスに連携するトータルシステムの導入を決断しました」

導入ポイント

充実したパッケージの機能とオフコンでの支援実績を評価

総務部 係長
勝間 絵美子 氏

 複数のパッケージを比較、検討した中から兵庫三菱自動車販売グループは、MBの人事・総務トータルシステム「ALIVE SOLUTION」の「人事システム(HR)」「給与明細書配信システム(PV)」「年末調整申告システム(YA)」「就業システム(TA)」と給与計算システム「給与指南」を選択しました。
 選定の理由について谷本氏は「人事給与すべての領域をカバーするラインナップの広さが決め手になりました。また、年末調整などの法改正、制度改正への対応も簡単で、誰がシステム運用を引き継いでも業務が継続できると思いました」と語ります。
 ホストシステムの時代から運用を支援してきたMDISの的確なサポート対応も選定した理由の1つとなりました。システムの導入は、2013年2月からスタートし、10月から本稼働を開始。谷本氏は「当社の人事データや給与データの構造までよく理解しているMDISの移行支援があり、計画どおりのスケジュールで進めることができました」と当時を振り返ります。

導入後の効果

年末調整申告業務の効率化と給与明細配信の負荷削減を実現

 「ALIVE SOLUTION」と「給与指南」の導入により、兵庫三菱自動車販売グループにおける給与計算、人事管理、就業管理、年末調整申告、給与明細配信はすべて統合されました。独自の昇給昇格賞与査定システムと、グループ会社間の給与情報を連携するシステムの2つについてはアドオンで追加し、シームレスなデータ連携を実現しています。
  新システムの操作性について総務部係長の西村里和氏は「使い慣れたホストからの切り替えで、当初はとまどいもありました。しかし、ホストに比べて一般的な業務用語で書かれた画面を見ながら、PCを扱うように操作ができるので、短期間で慣れることができました」と語ります。
  システム化によって、従来まで紙ベースで行っていた業務が、ほぼ自動化されました。中でも大きく効率化された業務が、毎年1回行っている年末調整申告です。西村氏は「今まで約600人の従業員に用紙を配付、回収して入力する作業にかなりの時間を要していました。これが、今では個々の社員がWebブラウザーから入力したデータをチェックするだけですむようになりました。生命保険の新旧控除料、法改正による変更なども自動的に反映されていくので、チェック作業時の負担も大きくありません」と語ります。
  その結果、年末調整時の総務部の作業量は従来比で約30%削減されました。翌2014年度からは2013年度で入力した基本データがそのまま引き継がれるため、2回目以降は修正対応だけとなり、さらなる負荷軽減効果が期待できます。
  2つ目の効果は、紙で印刷、仕分していた給与明細書の自動配信です。現在は、従業員が社内のPCからシステムにログインして画面上で給与明細を確認し、必要な場合は販売店や拠店のプリンターで各自印刷しています。ユーザー自身で設定すれば、自宅のPC、携帯電話、スマートフォンなどにメールで転送することも可能です。
  総務部 係長の勝間絵美子氏は「今までは約600人分の明細を印刷し、人手で用紙を切り分けて、拠店別に配送する業務に3人で半日かけていました。現在はその作業が不要になり、他の業務に時間が割けるようになりました」と語ります。さらに給与明細用紙のペーパーレス化によって、年間約25万円、5年間で約125万円のコスト削減が見込まれています。
  就業管理業務については、従業員から提出された紙の出勤簿をもとに、各販売店とグループ企業の事務担当が一括入力する半自動の運用体制ですが、総務部では残業時間、手当計算などの自動チェックが可能になり、それによって計算の正確さが向上するとともに、負荷軽減が実現しています。また、Excel形式で就業データを抽出することで、個々の社員の勤務時間の分析も可能になりました。「現在は、拠店単位、個人単位で残業時間や休日出勤時間を分析しながら、就業管理業務にフィードバックしています」と谷本氏は語ります。

今後の展開

ワークフローシステムを活用しオフコン業務をすべてオープン化へ

 今後は、現在もオフコン上で運用を続けている旬報関連、オイルチケット管理、車庫届出管理の業務をオープン化することを検討しています。就業システムに関しても、半自動の運用体制から脱却し、個々の従業員の勤務情報の入力自動化を目指していきます。
 「今回のシステムで当初の目的は達成されました。MDISとMBにはパートナーとして、さらなる生産性向上に向けた提案を期待しています」(谷本氏)
 兵庫三菱自動車販売グループは、「クルマを通じて、人・社会・地球との共生を目指す」をスローガンに掲げる三菱自動車の販売会社として、地域のお客様に走る歓びを提供していきます。

システム構成イメージ

※この記事について:この記事は、情報誌「MELTOPIA」2014年10月号(No.200)に掲載されたものを転載しました。

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