株式会社巴商会様 導入事例

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専門商社

  • [ALIVE SOLUTION]

「個別業務の最適化だけではありません。人事・総務部門が、経営に貢献する部門へと変革するためのトータルソリューションとして、ALIVE SOLUTIONを選択しました」

株式会社巴商会様 会社概要

工業ガスの専門商社、株式会社巴商会(以下、巴商会)では、個別に運用してきた人事・総務・給与システムを、段階的かつ統合的に拡張するため、ALIVE SOLUTION の導入を進めている。その経緯と効果について話を伺った。

巴商会についてご紹介ください。

 当社は、工業ガスおよび関連商品の専門商社です。工業ガスは、たとえば半導体や太陽電池、液晶、光ファイバー、バイオテクノロジーといったハイテク分野から、炭酸飲料やフリーズドライといった食料品まで、さまざまな分野で利用されています。
 「商社」というと、単にガスや関連商品を販売しているように思われるかもしれません。しかし、より高い技術を追求し、付加価値の高い製品やサービスを提供することが、お客さまから信用を勝ち取ることにつながり、結果として、長い間、業界のトップグループに位置することにつながっていると自負しています。
 創業以来、60年以上、“お客さまのためになることをする”を社是として歩んで来ました。また、その原動力となる「ヒト」への投資にも力を注いでいます。

利用状況

【課題】企業経営に貢献する部門への変革

ALIVE SOLUTIONを導入した背景を教えてください。

 当社では、部門や業務別にシステムを検討し、業務の個別最適化を図ってきました。
 しかし、厳しい経営環境が続く中、労務管理のさらなる厳格化や決算短縮化への対応など、より健全な企業経営に貢献する部門へと変革が求められるようになりました。そのため、単に効率化を追究するだけではなく、人事・総務の業務をトータルで改革する仕組み、すなわちそれを実現するシステムが必要だと考えるようになりました。
 また、既存のシステムについても、次のような課題がありました。


(1)人事マスタの重複
 人事情報システムと就業システム、それぞれ個別のシステムを利用していました。システム間で連携する仕組みもなかったので、人事マスタデータを2重に管理している状況でした。
(2)改正労基法への対応
 旧就業システムが改正労基法に対応していなかったので、システムの改修またはリプレースをしなければならない状況でした。
(3)正確かつリアルタイムな就業情報の把握
 就業情報を月次入力していたため、締め処理に時間を要していました。また、リアルタイムに正確な情報を把握できませんでした。
(4)作業スタッフの厳密な工数管理
 お客さまの現場に出向いて技術サービスを提供するサービススタッフの提供費用は、作業時間だけでなく作業内容により変わります。そのため、作業した実績を工数として「個別原価管理」し、原価として予算や実績を厳密に把握しなければなりません。本来、工数はサービススタッフの就業情報と厳密に関連しているべき情報なのですが、これまでは別々に管理されており、双方の照合に多くの手間を要していました。

システム概要イメージ

導入効果

【解決策】人事情報および就業情報をシームレスに一元管理

巴商会における、ALIVE SOLUTIONの導入状況について教えてください。

 ワークフローシステム(ALIVE SOLUTION WF)は導入済みでしたが、今回、人事情報システム(ALIVE SOLUTION HR)と就業システム(ALIVE SOLUTION TA)を新たに導入しました。
 パッケージシステムの機能をベースに、一部、カスタマイズをしていますが、サービススタッフの作業工数を管理するシステム(以下、工数管理システム)は、三菱電機ビジネスシステムに追加開発してもらいました。

ALIVE SOLUTIONの導入により、課題はどのように解決されましたか。

 ALIVE SOLUTIONの人事情報システムと就業システムを導入することで、本社を含めた国内60拠点、800名以上の人事情報および就業情報を一元管理できるようになりました。
 人事マスタデータの一元化が実現されたことで、システム間のタイムラグが解消され、重複管理によるミスやムダもなくなりました。
 また同時に、法改正にもシステム側が対応済みなので、正確に業務を実施できる環境が整いました。

【効果】人事・総務の業務負荷が軽減され、社員の意識改革にも効果

(1)就業システムに関する導入効果

ALIVE SOLUTIONの導入効果について教えてください。まずは、就業システムからお願いします。

 各社員が自分のPC端末から、就業情報や工数情報を入力できるようになりました。リアルタイムで就業状況を把握できるようになると同時に、月次締め処理のスピードアップや手当の支払いサイトの短期化にもつながりました。
 また、これまでは残業や工数の管理を、やむを得ず本人以外の社員が代行して入力していたケースもありました。しかし、自分自身で簡単に入力できるようになったことで、「残業などの申請」や「振休の取得」、「残業の考え方」など「就業管理」への意識が向上しました。また代行入力の作業が不要となったことは人事・総務部門、業務担当者の負荷軽減につながりました。

就業システムのサンプル画面

(2)人事情報システムに関する導入効果

では、人事情報システムについてもお願いします。

 これまでのシステムよりも検索が柔軟かつ容易になりました。その結果、これまでは緩い条件で検索・抽出してから、表計算ソフトでさらにデータの抽出を行っていたのですが、直接、条件を絞り込んでデータを抽出できるので、作業効率が大幅に上がりました。
 また機能面では、社員顔写真を登録できるなど、細かい機能も充実しているので、今後、使いこなしていけば、導入効果をさらに高めることができると考えています。

導入時に苦労したことなどはありましたか。

 人事データを新システムに移行する際、一部の項目を見直して、資格情報なども数多く追加しました。その手間が少しかかりましたが、使い勝手が良くなり、項目も整理もされたので、結果としては、良い棚卸しの機会になったと考えています。

人事情報システムのサンプル画面

選定理由

【選定理由】ALIVE SOLUTIONを選択した理由

ALIVE SOLUTION を選択した理由を教えてください。

 実際の決定にあたっては、管理本部が中心となって、関連する部署の代表に機能や使い勝手を確認してもらい、検討した結果、ALIVE SOLUTIONの導入を決めました。主な選定理由は次の通りです。

(1)パッケージシステムをベースに、柔軟にカスタマイズができる
 スクラッチでシステムを開発している時間や余裕、リソースもありませんでした。すでに業務プロセスが確立されている、実績豊富なパッケージシステムを活用し、必要な機能のみをカスタマイズすることで、迅速な導入を実現したいと考えました。また、工数管理システムへの対応は必須要件の1つでした。
 セキュリティーの機能などもしっかりしており、カスタマイズやサポートに関しても、パッケージを開発した三菱電機ビジネスシステムが、直接、設計から開発を担当してもらえるので、安心して任せることができると判断しました。

(2)システム間の連携がシームレスに実現されている
 ALIVE SOLUTIONは、人事、総務、給与の各システムが個別のパッケージシステムとして充実しているのに加え、単にデータを共有しているだけでなく、トータルソリューションとして提供されているので、まさに当社の求める要件に適合していました。

(3)人事、就業、給与などのシステムを、段階的に導入できる
 すべてのシステムを一気に入れ替えるとなると、現場にも、管理本部にも、人事・総務部門にも大きな負荷がかかります。また、短期的なコスト負担や失敗したときのリスクも大きくなります。負担やコストを分散し、段階的に導入できるのも理想的でした。

(4)人事・総務業務の個別最適化と全体最適化の両立
 トータルソリューションとして提供されているALIVE SOLUTIONであれば、人事、就業、給与といった関連業務を統合的に管理することで、業務の個別最適化と全体最適化を両立できると考えました。

今後の拡張予定

今後の拡張予定などがあれば、教えてください。

 現在、ワークフローを連携した人事情報の申請などにも取り組んでいますが、ある程度目処が付いた段階で、「給与計算システム」の自社運用も検討していきたいと考えています。
 また将来的には、人事情報システムと就業システムでグループ会社の情報も一元的に管理できるようにしたいとも考えています。

三菱電機ビジネスシステムへの評価と期待を教えてください。

 当社において、今回のシステムのリニューアルは、波及効果の大きなプロジェクトであり、失敗は許されないため、慎重になったり、厳しい要望をお願いしたりすることもあったかと思います。しかし、柔軟かつ迅速に対応していただき、人事情報システムと就業システムに関しては順調にスタートすることができました。
 これで完成ではなく、今後、さらなる拡張を継続しながら、人事・総務部門として経営に貢献できる要素を増やしていきたいと考えています。今後も、これまでと変わらない、きめの細やかな対応を期待しています。

お忙しい中、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。

※取材日時2013年9月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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