三菱ガス化学株式会社様 導入事例

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製造業

  • [社会保険労務システム ARDIO(R)]

「マイナンバー対策の一環としてARDIOの電子申請システムを導入しました。サポート体制が充実しているので、安心して利用できます。」

三菱ガス化学株式会社様 会社概要

日本有数の化学メーカー「三菱ガス化学株式会社(以下、三菱ガス化学)」では、マイナンバー対策の一環として、ARDIOの「電子申請システム」を導入。12か所の事業所で個別に対応していた雇用保険の申請手続き業務を本社に集約することで、セキュリティーの強化と業務の効率化を実現した。導入の経緯と効果について伺った。

三菱ガス化学についてご紹介ください。

 「化学にもとづく幅広い価値の創造を通じて、社会の発展と調和に貢献する」という存在理念のもと、独自技術を武器に、化学メーカーとして常に新しい技術と価値の創造に挑戦してきました。
 多種多様な分野で事業を展開しており、世界的なメタノールサプライヤー、半導体のプラスチックパッケージを創った積層板メーカー、アジアを代表するエンジニアリングプラスチックスメーカー、世界の電子産業を支える電子工業薬品メーカーなど、様々な顔を持ち合わせています。
 身近な製品の代表例としては、世界に先駆けて開発した脱酸素剤「エージレス」があります。酸素の影響による食品の劣化を効率的に防ぐ製品で、市販の食品に幅広く用いられているほか、化粧品、医薬品、電子部品など幅広く活用されています。

利用状況

電子申請の導入にともない、12事業所の申請・交付業務を本社に統合

ARDIOの利用状況について教えてください。

総務人事センター
人事グループ
主席 伊藤 義樹 氏

 雇用保険に関する申請・交付手続きを電子申請するためにARDIOを利用しています。
 電子申請自体は、定められた手順で行うものなので特別な処理はしていませんが、今回、ARDIOを導入したことにより、これまで本社を含めた12か所の事業所で書面により行っていた業務、すなわちハローワークへと出向いていた申請・交付に関する業務を本社の担当部署へと集約し、本社から各事業所を管轄するハローワークへと申請するようにしました。

申請に必要なデータは、どのように作成しているのでしょうか。

 給与管理システムから対象者と必要なデータを抽出・加工して、ARDIOに読み込んでいます。あとは、ARDIO上で必要な操作をすれば申請は完了です。
 ハローワークでの手続きが完了すれば、公文書がPDFデータで交付されますので、必要に応じて印刷・仕分けをして各社員へと配付します。

公文書のPDF データに関しては、ファイル名から被保険者や内容を判別できないので、管理や配付に手間がかかるという声も多いようですが、何か対策などは実施していますか。

 少しでも省力化できるよう、ファイルを開いて自動で印刷するバッチ処理などは利用していますが、書類は手作業で仕分けをしています。たとえば、高年齢雇用継続基本給付金に関する申請では4ページの公文書が交付されますので、仮に100人分の処理をするとなると、400ページの書類を印刷することとなり、それなりの時間と手間がかかっています。
 ARDIOには公文書をダウンロードできるページを設けて、メールで通知する機能(ワンタイムダウンロードサービス)もあるという説明を受けていますが、当社の場合、現場での作業者は専用のデスクやPCなどを持っておらず、全社員に確実に届けるため同機能の採用は見送り、紙の文書で配布するようにしています。

■申請データ出力イメージ画面
雇用保険資格喪失届等の雇用保険データをファイル出力します。
■e-Gov電子申請システムへ状況照会イメージ画面
「手続終了」「未取得」「エラー」などの状況が色分け表示されます。

効果

マイナンバー対応のみならず、業務負荷軽減と効率化を実現

電子申請およびARDIOの導入効果について教えてください。

総務人事センター
人事グループ
奥山 恭太 氏

【効果1】マイナンバーに関するセキュリティー対策の強化
 電子申請を導入したことで、マイナンバーを記載した紙の書類を社外に持ち出す必要がなくなりました。当社の場合、12か所の事業所でそれぞれ申請業務を行う必要がありましたので、リスク削減効果はその分、大きなものとなります。
 また、担当部署を本社に集約したことで、マイナンバーを取り扱う機会や担当者も集約・制限することができました。安全対策という点でも効果は少なくないと考えています。

【効果2】業務負荷の軽減と効率化
 ARDIO導入後、雇用保険の手続き業務が本社に一本化されたので、各事業所の担当者は同業務から開放され、管轄のハローワークに出向く必要もなくなりました。回数や取り扱い件数は事業所によって異なりますが、全社的に見れば、事業所数が多いこともあり、削減された業務負荷や時間は少なくありません。
 一方、本社側で負荷が増加したかというと、そのようなこともありません。取り扱い件数は確かに増えましたが、自席のPCから全社分の申請ができ、移動に時間を取られたり、待ち時間にストレスを感じたりすることもなく、計画的かつ効率的に業務を遂行できるようになりました。

【効果3】業務の標準化
 業務に特化したパッケージシステム(ARDIO)を導入したことで、属人化を防ぎ、業務の標準化を図ることができました。今後は、システム側で手順や方式、法制度などの変更に対応してくれるので、利用環境や制度面での変化にも柔軟に対応できる体制を構築できました。

■システム構成概要イメージ

・三菱ガス化学では、「ARDIOのみ」「マイナンバーロッカーシステムのみ」「ARDIOおよびマイナンバーロッカーシステム」と利用できるPCを3台用意していますが、1台で兼務も可能です。

・「パッケージプラス(R)マイナンバーロッカーシステム」は、給与計算システムなどからマイナンバーを提供するインターフェース機能を有し、マイナンバーを独立した形で「取得・保管・利用・廃棄」のライフサイクルを管理します。また、重要な個人情報となるマイナンバーを、他システムから完全に独立して管理することにより、セキュリティーを担保します。さらに、マイナンバーを含むデータベースや通信に暗号化を施すことにより、「物理的安全管理措置」及び「技術的安全管理措置」に対応します。

・「パッケージプラス(R)ジラフィ」は、ARDIOから送信された電子申請情報を、e-Gov電子申請システムの形式に変換して送信します。また、e-Gov電子申請システムから取得した公文書データを、ARDIOへ受け渡します。

・「DIAPLANET(ダイヤプラネット)」は、高度なセキュリティー管理レベルにより、多彩な分野をカバーする、安心・安全なクラウドサービスです。

経緯

パッケージシステムを前提に、サポート体制やシステム要件を比較検討

電子申請を導入した経緯を教えてください。

総務人事センター
人事グループ
道用 志のぶ 氏

 マイナンバーを安全に取り扱うための取り組みを全社で進めてきました。雇用保険や社会保険に関する手続きにマイナンバーの記載が必要となることから、安全対策の一環として電子申請の導入に取り組みました。

検討当初から、パッケージソフトは要件だったのでしょうか。

 最初は電子申請に特化したシステムをスクラッチで開発することも考えていました。実際、取り引きのあるITベンダーに開発の打診もしたのですが、次の理由からパッケージソフトを前提に、導入するシステムの選定を実施しました。

・仕様が複雑なこと。
・マイナンバー対応までのスケジュールに余裕がなかったこと。
・雇用保険や社会保険業務に関する法改正への対応が頻繁に必要となり、将来的な手順や方式、法改正への対応に不安があること。

導入したシステムの選定要件を教えてください。

 電子申請に必要な機能を網羅していることはもちろんですが、セキュリティーが担保されていること、サポート体制、さらにはIT部門から示されたシステム条件を満たしているかといった要件をメインに比較検討して選定をしました。

選定理由

稼働実績や操作性を高く評価

ARDIOを採用した理由を教えてください。

菱和エンタープライズ株式会社
ビジネスサポートグループ
ヒューマンサポートチーム
清水 望未 氏

 最終的にクラウド型のシステムとARDIOとで比較検討をしました。ARDIOの採用を決めた主な理由は次の通りです。

【選定理由1】稼働実績
 マイナンバーの取り扱いに対応しており、大手企業における稼働実績もあるので安心して利用できると考えました。

【選定理由2】システム仕様
 ARDIOは、IT担当者が示したセキュリティーに関する条件やOS環境などをクリアしており、システムの規模もコンパクトなので既存サーバーでの運用も可能。導入コストを抑えられる点も選定のポイントとなりました。

【選定理由3】操作性
 機能が使いやすくまとめられており直感的に操作できること。画面も見やすく、Webベースのシステムと比べて違和感もなく操作できる、という担当者の声も重視しました。

【選定理由4】サポート体制
 これまで三菱電機ビジネスシステムの製品を採用したことはありませんでしたが、会社の規模、実績、社会保険・労務関連に関する業務理解は申し分なく、担当者の対応を含めサポート面での不安はありませんでした。また、何かあればオンサイトで対応してもらえることも評価しました。

今後の拡張予定

今後の拡張予定などがあれば、教えてください。

 社会保険の得喪手続きも電子申請したいと考えています。

三菱電機ビジネスシステムへの評価と期待を教えてください。

 サポートの充実度は期待以上でした。操作マニュアルも充実しており、コールセンターでの対応も手厚いのですが、それとともに、導入時、定期的に担当エンジニアが訪問され、操作方法等の疑問点を気軽に相談できスムーズに導入を進めることができました。
 さらに稼働後のサポートに関しても、これまでの経緯を知っているエンジニアが継続して担当してくれるので、なんでも気軽に相談できるという安心感があります。
 今後も、継続的なサポートと機能の充実に期待しています。

お忙しい中、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。

※取材日時2017年2月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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