2019年のスタートダッシュに!できるビジネスマンの手帳活用術

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新年、手帳、 業種・職種共通

2019年01月16日

仕事の納期を確認したり、会議のスケジュールを確認したりと、手帳はビジネスマンの必携ツール。新しい年を迎えるにあたり、手帳を買い替えた、あるいは買い替えを検討している方もいらっしゃるでしょう。
そこで今回は、手帳の効果的な使い方について詳しくご紹介します。「毎年手帳がうまく使えない...」とお悩みの方におすすめの記事です。

できるビジネスマンの手帳の使い方とは

「手帳とはスケジュール管理をするもの」と思う方は多いと思いますが、できるビジネスマンはスケジュール管理以外でも手帳を使いこなしています。

■目標を書き込む
毎日持ち歩き、同じページを繰り返し見ることの多い手帳。そんな手帳は、月間目標などを書き込んでおくのに最適です。日々忙しく仕事をしていると目標を見失ってしまうことも珍しくありません。そのような時に、手帳に「月間契約数〇〇件」といった具体的な目標や座右の銘を書き込んでおくと、今の仕事や次の仕事への意識を高く持つことができます。
そのため、毎月の目標は「マンスリーページ」に書き込みましょう。
日常的に見るページに目標を書くことで、その月にやるべきタスクを常に意識することができるようになります。

■アイデアを書き込む
「手帳に書き込むことがない!」という方には、手帳にアイデアを書き込み、ノート代わりにすることをおすすめします。スケジュール帳をノートとして使う利点は主に2つです。

1つ目は、アイデアをスケジュール帳1冊にまとめることで、メモの紛失を防げる点。もう1つは、アイデアをスケジュールと並列して書くことで、そのアイデアが「いつ」思いついたかを自然に記録できる点です。

最近では、メモページが1日につき1ページ割り振られている手帳も販売されています。会議などでアイデアを書き留めることの多い方は、このタイプの手帳を使っても良いでしょう。書き留めたときは単なる「思いつき」でも、後日仕事に結びつく「アイデア」に変わるかもしれません。

ひと味違った手帳の使い方とは

手帳を「スケジュール管理」だけで終わらせないために、ここでは手帳の“ひと味違った”使い方をご紹介します。

予定の書き方

特定の期日までに終わらせる必要のある仕事は、マンスリーページの日付欄に書き込みましょう。マンスリーページに書き込むことで、目標を大枠で捉えることが可能になり、急な予定変更にも柔軟に対応できます。なお、変更の可能性がある予定は消すことができるような筆記用具で書くことがおすすめです。すぐに修正できるので、最新の予定を維持することができます。

「〇〇時に受け取り」や「コピー50部印刷」など、その場限りの予定は付箋に書いて手帳に貼っておくのも良いでしょう。やるべきことを可視化できるうえ、予定が終わったら付箋を剥がせるため、To Doリストのように活用できます。

計画の立て方

計画を予定通り進めるには、まずマンスリーページに「どの業務を」「何時までに終わらせるか」を書き込みます。
次に、この大まかな予定を期日通り進めていくための時間割を作成していきます。この時間割を作成するには、一日の予定を時間単位で書き込めるバーチカル手帳が便利です。

実際に時間割を作成する際大切なのは、「予定を必要な時間ぎりぎりに設定しない」という点です。例えば、企画書を15:00~16:00の予定で作成し、外回りを16:00~18:00まで行うよう時間割を作成したとします。しかし、企画書の作成が16:30までかかってしまった場合は、次の予定をこなす余裕がなくなり、結果として全体の予定に影響が出てしまうことに。
このような事態を避けるためにも、特に初めて行う業務の場合は「予定に余裕を設ける」ことが大切です。

また、実際の時間割の横に、「実際にかかった時間」を記録することもおすすめです。どの業務が予定をオーバーしてしまったかを確認することで、次から時間短縮のために何ができるか、振り返ることができるようになります。

仕事とプライベートの使い分け方

最近では、仕事用とプライベート用に手帳を分けて使う人も多いです。オンとオフをしっかり切り替えられる、プライベートの予定を同僚から見られるリスクを防げる、書き込むスペースが多いなどといったメリットがあります。
しかしその一方で、予定がダブルブッキングしやすい、荷物が増える、といったマイナス面も。ここでは仕事とプライベートの予定を一冊にまとめる簡単な方法をご紹介します。

仕事とプライベートの予定を1冊の手帳に書き込むには、どの予定が「仕事用」でどの予定が「プライベート用」なのか、はっきり分かるように記入するようにしましょう。そのためには、予定を書く文字を色分けする、プライベートの予定だけラインマーカーで囲む、などの工夫がおすすめです。
仕事とプライベートの予定を一緒に書き込めば、1日の流れを把握しやすくなります。「仕事用のメモが多くて書ききれない」という方は、小さいメモ帳を手帳に挟むなどすれば、余白を十分にとって書き込みをすることができます。

手帳に関する良くあるお悩みQ&A

手帳に書き込むことが思いつきません。何を書けば良いのでしょうか?
手帳を毎年買うものの、空欄が多くなりがちな方は仕事以外のことも書き込んでみましょう。その日見たドラマの感想や何となく思ったことでも大丈夫です。好きな言葉、言われて嬉しかった一言などを書き留めておくという使い方もあります。また、手帳を活用する方の中には、その日使った金額を書き込んで家計簿代わりにする方もいます。手帳を自分の1年を振り返るためのツールとして活用するのも、ひとつの方法です。
最初は頑張ることができるのですが、継続的に手帳を使い続けることができません
手帳を続けらない理由には、「きれいに書こう」と思い過ぎるあまり、だんだんと書くのが面倒になってしまう、ということがあります。
手帳はきれいに書こうと思わなくても大丈夫です。あとから読んでわかりやすいように、その日の予定やアイデアなどを書き留めておくことが大切です。

また、意外と見落としがちなのが手帳の“重さ”です。毎日持ち歩いて見直すためには、なるべく軽い手帳を持つことがおすすめです。手帳が必要以上に重いと、持ち歩くのが面倒になり、手帳をつける習慣がなくなってしまうからです。
ただし、ページ数が多く重い手帳は余白が多く、書き込みの“自由度”が高いという特徴があります。自分の書き込み量に見合った手帳を見つけるようにしましょう。
手帳を買うのに最適な時期はいつなのでしょうか?
手帳を買い替える時期として、新しい年が始まる1月や年度替わりの4月などが挙げられます。しかし、最近では7月はじまりや9月はじまりの手帳も販売されているため、自分の生活サイクルに合わせて手帳を購入されてはいかがでしょうか。

しかし、今の手帳をギリギリまで使い、慌てて新しい手帳に買い替えるのは避けたほうが良いいでしょう。翌月、翌々月の予定もしっかり確認できるよう、手帳の買い替えは余裕をもって行うことをおすすめします。

まとめ

仕事はもちろん、プライベートのスケジュール管理もできる手帳。また、ノート代わりに活用することで、自分の目標やアイデアを常に確認することもできます。手帳を有効活用し、新しい1年を有意義に過ごしてみませんか。

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