きちんと使い分けできていますか？「話し言葉」と「書き言葉」

• 話し言葉は、倒置、中断、語順などの乱れがおきやすいが、書き言葉はある程度の形（ルール）が決まっている
• 話し言葉は柔らかみを持たせるために、直接的な表現を避けることが多い
• 話し言葉は、感動詞（感嘆詞）（「ああ」「まあ」「うん」など）、疑問詞などが多く用いられる
• 話し言葉では方言が表れることがあるが、書き言葉で方言は使用しない

このように様々な違いがありますが、そもそも2つの言葉は求められる役割が異なっています。次は、使い分ける際のポイントについてご紹介します。

先程、大まかには「会話をする時の言葉」と「文章に用いる言葉」に分類できるとご紹介しましたが、昨今、話し言葉で書いても許される場合も増えています。それぞれどのような時に使われているのか、使い分けのポイントを見ていきましょう。

「書き言葉」は正確に伝えるべきこと、要点に絞って簡潔に表現する場合に使うと良いでしょう。不特定多数の人が読む可能性がある文章についても書き言葉を使ったほうがベターです。
一方、「話し言葉」は直感的に理解し易いという特徴があります。ターゲットが決まっており訴求力を求められるキャッチコピーなどには、話し言葉を使ったほうが人の目に止まりやすいため、効果的です。

ニュースなど改まった内容を言葉で伝える際や講義の内容によっては、書き言葉を用いる場合もあります。伝えるべき内容や伝える相手、手段などを考え、より相応しい言葉を選ぶことがポイントとなります。

具体的に言葉の違いについて、いくつか例を用いてご紹介します。意識して使い分けるようにしましょう。

次に、気をつけたいポイントをご紹介します。

■「ら」抜き、「い」抜き言葉
ら抜き言葉やい抜き言葉は、会話ではあまり気になりませんが、文章ではNGです。最近では「ら」抜き・「い」抜きに対し違和感を覚えない人も増えていますが、ビジネス文書内では、特に注意してチェックするようにしましょう。

○：今日の午後、打合せに来られるそうだ
×：今日の午後、打合せに来れるそうだ

○：書類に目を通しているから待って欲しい
×：書類に目を通してるから待って欲しい

■二重表現
「必ず必要です」や「まず最初に」のように、同じ意味を重ねることを二重表現と言います。会話において強調したい時によく出てくるかと思いますが、文章にした場合には過剰な表現となり、適切ではありません。普段の会話で無意識のうちに多用している人も多いため、ついつい使いがちです。文章にした際には何度も読み返すなどし、意識してチェックしましょう。

■「なので」の正しい使い方
「問題が発生した原因は不明だ。なので、関係者を集めて話を聞いた。」

一見、正しい文章に思えます。ですが、書き言葉としては相応しくありません。実は、「なので」は接続詞として文頭では使えない言葉です。「なので」は「助動詞の連体形（な）＋接続助詞（ので）」を組み合せた言葉であり、前の文と後ろの文を繋げる時に用います。
先程の例は、正しくは以下の通りです。

「問題が発生した原因は不明だ。そこで、関係者を集めて話を聞いた。」

文章を書く際には、適切な接続詞を使用しましょう。

■ぼかした表現
「私的には」や「弊社的には」のように、少し曖昧に表現したい時に使う「～的」ですが、これも書き言葉としては適切ではありません。「私としては」「弊社としては」に置き換えましょう。

文章を作成する際には、どうしても普段の会話での「話し言葉」を選びそうになってしまいがちです。しかし、ビジネス文書では正確に事実を伝える必要があるため、特に意識して「書き言葉」で文章を組み立てるようにしましょう。正しい表現を身につけるために、新聞などを読むことも良いですね。
メールは手軽な反面、自分が書いた文章をチェックせずに送ってしまい、後悔することもあります。「文章が未熟だ＝常識がない」という印象をお客様に持たれてしまわないためにも、書いたメール文は送信前に必ず目を通す習慣をつけるよう心がけてみましょう。

介護現場では、「書き言葉」による「介護記録」が重要であることをご存知ですか？
「介護記録」とは、老人ホームや介護施設などで介護サービスを受ける利用者の心身状態や、利用者へ行った介護内容を記録したものです。利用者へ適切な介護を提供するため、介護記録は職員間で共通認識できる書き方にする必要があります。また、利用者の家族に対して、どのような介護を行ったのかを説明する際の証拠としても用いられます。そんな介護記録は、客観的な事実のみを簡潔にまとめ、「書き言葉」で書く必要があります。

「介護AI入力予測ツール 記録NAVI」は、アイコン化された介護シーンを選択し、AIから候補として表示された文例を選択するだけで、誰でも簡単に統一された介護記録が作成できるので、職員の記録業務負担を軽減し、介護へより向き合える時間を生み出します。また、必要な情報を漏れなく客観的な「書き言葉」で作成できるため、職員間で介護内容を共通認識できるようになり、利用者へ適切な介護サービスを提供できるようになります。