仕事が楽しくなるタイムマネジメント(2)

時間を適切に管理し、同じ時間の中でより生産性を高めるための方法論、タイムマネジメント。今回はスケジューリングの観点から、具体的なタイムマネジメントをご紹介します。

タスクの全てを書き出す

まず、しなければならない仕事(タスク)を全て書き出していきましょう。その時、おおよその所要時間、緊急性・重要度なども付けてください。これは、タスクをタイムスケジュールにまで作りこむために必要な土台の作業です。

タスクを仕分けする~To Doリストで優先順位を意識

タスクを出し終えたら、To Doリストを作成していきます。緊急性や重要度、そしてチーム単位の仕事や個人の仕事など、仕事の内容によってタスクの優先順位が変わってきます。どの作業をいつすればよいのか、スケジュールを組み立てていきます。

  1. ・タスクは締切順(緊急性の高い順)に記載します。
  2. ・高い成果を求められている、集中力や発想を要する仕事(重要度高)は、脳がクリアな午前の早い時間や、まとまって集中できる時間に組み込みましょう。
  3. ・関わる人数が多い仕事(重要度高)は、相手の作業時間を考慮したスケジュール調整が必要になるため、できるだけ優先順位を上げて、 早めに対応すると良いでしょう。

このようにスケジュール配分を工夫することで、自分だけでなく、一緒に仕事をするチーム全体の時間を効率的に使うことができます。

時間を「見える化」する

タスクを終了するまでにかかる時間や優先順位が明確になったら、そのことを「見える化」します。例えば、To Do リストを終わった作業から赤線で消していくだけで、進捗状況を「見える化」できます。ちょっとした記載方法の工夫で、どの作業がどれ位の時間を要するのか、把握できるようになるのです。具体例をいくつか紹介しましょう。

終了時刻を記載する
いわゆる「デッドライン」です。何時何分までに作業を終了させるかを決めてしまうことで、集中力が高まり、次の作業に入る時間を守ることができ、結果的に時間を効率的に使えます。

作業前後の準備時間も記載する
例えば移動時間や作業道具を準備する時間なども、スケジュールの中に組み込みましょう。正確な所要時間を割り出せるだけでなく、準備時間が含まれていることで全ての動きに余裕が出てきます。

予定を色分けして記載する
例えば仕事の予定は青色、締切等の重要な予定は赤色、プライベートの予定は緑色等、スケジュール帳に色分けして記載しておくと、一瞬で一日の予定がイメージできます。

また、スケジュール帳へ予定を記入する際は、開始時間から終了時間まで線を引いておくと、空き時間(線の無い時間)の量も一目瞭然になって便利です。

まとめ

タイムマネジメントを能動的かつ効率的に進めるため、スケジューリングは重要です。そのためにも情報は一つにまとめて管理しましょう。また、予定はすぐにスケジュール帳に書かないと、アポイント自体を忘れてしまう事も。
最初は試行錯誤を伴いますが、書く習慣や書く時のルール作りを工夫して、うまく継続する方法を編み出してみましょう。
次回は、さらに効率的に仕事を進めるために、仕事の優先順位の見極め方や考え方に、もう一歩踏み込んで深めていきます。

仕事が楽しくなるタイムマネジメント(3) を読む

仕事が楽しくなるタイムマネジメント(1) を読む

「キャリア・スキルアップ」の最新記事

このカテゴリの記事一覧を見る

メールマガジン登録

上記コラムのようなお役立ち情報を定期的に
メルマガで配信しています。
ソリューション・エクスプレス(メルマガ)の
定期購読をご希望の方はこちら

メールマガジン登録 お客様の課題解決に導く情報をいち早くお届けします! メールマガジン登録 お客様の課題解決に導く情報をいち早くお届けします!