仕事が楽しくなるタイムマネジメント(3)

時間を適切に管理し、同じ時間の中でより生産性を高めるための方法論、タイムマネジメント。
今回は、今すぐ始められて即効性があるタイムマネジメント術6つをご紹介しましょう。

即効性のある「タイムマネジメント術」

(1)すぐに終わる単純なタスクから始める

朝一番の仕事は、単純ですぐに終わらせることができる作業から始めるようにしましょう。脳のエンジンがかかり、その後の業務スピードも上がるため、仕事をする前のウォームアップになります。
また、メールや電話など、すぐに終わる仕事も溜め込まずに終わらせてしまいましょう。

(2)完璧を目指さずに始めてみる

「完璧を目指すよりまず終わらせろ(Done is better than perfect)」という言葉があります。完璧にこだわらず、まずは形にしていくことを目指した方が気持ちもフットワークも軽くなり、作業も進みます。

(3)作業時間のリミットをつける

限られた時間でどうにかしようとすると、集中力が高まるものです。
作業時間を決めて、時計を見ながら「あと何分でどこまで考えをまとめるか」を意識して集中して取り組んでみましょう。

(4)大きな仕事は細かなタスクに分けて、一つ一つに締切を設定

大きな仕事は、細かいタスクに分解できます。スケジュールを組む段階で分解して、各タスク毎に締切を設定しましょう。細かく分けることでスケジュール配分が把握しやすくなりますし、スモールステップで仕事を確実に仕上げられるため、大きな仕事も無理なく正確にこなせます。

(5)締切日を短めに設定し、全体的に余裕を持ったスケジュールを組む

一つ一つの仕事の締切を短めに設定して、余白の時間を設けるようにしましょう。余白の時間は、緊急の仕事や予定外の仕事が発生することに備えて確保しておく時間です。この「余白の時間」により、トラブルが発生した時にも、スケジュールの立て直しができる等のメリットがあります。

(6)探す時間を省くためデスク周りは常に整理整頓する

オフィス用品や書類が雑然とした机では、必要な時に必要なものを見つけられず、仕事の効率が落ちてしまいます。
普段の仕事に使う道具は必要最低限のファイル類、書類、文房具、パソコンなど、あまり多くありません。定期的に不要な資料などを処分して、整理整頓されたデスク周りを目指しましょう。

限られた時間で仕事を終えるために「仕事量をコントロールする」

そして、もうひとつ、仕事を依頼された時にスケジュールの中に組み入れる事ができるかを判断することも、タイムマネジメントでは重要です。
仕事の量とそのための時間を折り合わせるための具体的な方法を考えていきます。

依頼された仕事はすぐ【引き受ける】【代替案を出す】【断る】に分ける

仕事を依頼された際には、その仕事を受ける事ができるかどうか、直ぐに判断しなければいけません。その判断のためには、自分のスケジュール、仕事量を常に把握しておくことが必要です。その上で判断していきましょう。

引き受ける

今進めている仕事を抱えながらでも、引き受けられると判断した場合は、すぐに、スケジュールに追加します。

代替案を出す

「本日中に完成してほしい。」という短納期の仕事の依頼に対し、今抱えている仕事の納期と重なり、対応が難しいという場合には、「大変申し訳ありません。私も本日中に完成しなければいけない仕事を進めているため、本日中は難しいです。明日の完成でよろしければお引き受けできますが…」と、仕事の期限について代替案を出し交渉してみましょう。

断る

そして、最後の選択肢は【断る】こと。断りきれないからと仕事を安易に引き受け、結果的に引き受けた仕事を処理できなかった場合には、その仕事に関わる全ての人に迷惑をかけてしまいます。スケジュール的に無理だと判断したら、引き受けられない理由を提示して断り、謝ることも時には必要です。

他の人に仕事を振る、チーム内でフォローしあう雰囲気作りを

抱えている仕事を自分だけでは処理できないと判断したら、他の人に回せる業務を仕分けした上で、上司に相談し、チームメンバーに協力を頼みましょう。
日頃から職場内のコミュニケーションを円滑にして、協力体制を作っておけば互いに協力して仕事ができ、依頼しやすい雰囲気になります。

また、自分が仕事を頼んだ時は、次の機会には自分が相手の仕事を引き受けるように心がける等、お互いにフォローしあえる信頼関係をチーム内で築くことが、仕事をしやすい職場を生み出します。

まとめ

タイムマネジメントとは何かということから今すぐ使える具体的な手法まで、3回に渡ってご紹介してきました。
時間管理ができると気持ちが軽やかになり、次の仕事へもポジティブな気持ちで臨める、仕事が楽しくなるということがご理解いただけましたでしょうか。
タイムマネジメントができるようになると、仕事のみならず人生のクオリティーを上げることにもつながります。是非、取り入れてみてくださいね。

仕事が楽しくなるタイムマネジメント(2) を読む

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