業務用SNSで「働き方改革」ができるか

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業務用SNS

2017年04月17日

職場では、他社の担当者や他の部署の人に連絡をとる手段は、主にメール、そして必要に応じて電話でのやりとり、というのが一般的ではないでしょうか。

それに対してプライベートではどうでしょう。今や携帯メールでさえあまり見なくなり、スマホ(スマートフォン)とパソコンを使い分けて、SNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)の中や、SNSに付属しているチャット機能で連絡し合うことが広く浸透しています。

ところが、プライベートではSNSを活用してスピーディーで効率的な連絡方法を使っている人も、職場での連絡方式はメールと電話。互いにレスポンスが遅くてもやむを得ないと諦めていたり、メールを読んでいるかどうか確かめるために電話したりと、旧態依然としている感が否めません。
この状況に風穴を開けようと、「業務用SNS」が作られ、利用している企業も出てきています。

2008年から登場していたSNS式の企業内連絡ツール

初めての企業内連絡用SNSは2008年9月にリリースされました。それまでの掲示板のようなサービスとは違い、企業内組織のメンバーや指名されたグループ間でのコミュニケーションを取るために作られたサービスです。全社に向かって軽い情報を発信しあうなど、企業内の風通しをよくするような「ゆるいつながり」を生み出し、業務効率を上げるツールとして使われ始めました。その後も複数のサービスが出てきましたが、日本の企業文化にはあまり馴染まなかったのか、未だにメールと電話による情報伝達文化から脱却できない企業も少なくないようです。

もっと効率よく連絡しあい「働き方改革」につなげたい

このような状況下で、国内で幅広く使われているメッセンジャーアプリの業務用バージョンとも言うべきサービスが始まりました。一般向けアプリと同様、スマホ上のアプリでメッセージやスタンプのやり取りができ、音声での通話、さらにはビデオ通話もできます。社内アドレス帳やスケジュール管理、ファイル共有、会議室予約などの機能までも備えているグループウエアです。

使い慣れているメッセンジャーでの連絡であれば、形式ばった書式で書くストレスはなく、メールよりも気楽に連絡事項を伝えられます。素早く返信するのも簡単なので、リアルタイムのコミュニケーションができるようになるのです。すると、様々な打ち合わせが素早く行われるようになり、物事を決定するまでの時間が短縮されます。その上、グループで利用するとその会話を一覧で見ることができ、記録も残り、そして決定までが速いなど、多くのメリットが生まれます。メッセンジャーアプリによって、コミュニケーションが活発になり、仕事の効率そのものが上がり、ひいては労働時間が短縮されることで、プライベートな時間の充実にもつながりそうです。

まとめ

今、多くの企業は、政府が打ち出した「働き方改革」を現場に取り入れるために試行錯誤しています。社内でのやりとりがメッセンジャーアプリでスムーズになると、プレミアムフライデーが導入される、そのきっかけになるかもしれませんね。

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