電子申請の利用で事務作業の効率化を

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介護、電子申請、事務作業の効率化

2017年08月07日

職員の入退職が多いと言われている介護業界においては、入退職に関わる行政手続や、役所へ出向く時間を短縮したいと考えている事業所も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、厚生労働省などの行政サービス分野において、社会保険、労働保険などの申請・届出等の手続きの多くをオンラインで行うことができる、「電子申請」についてご紹介します。

電子申請とは

電子申請とは、これまで紙の文書で行ってきた申請や届出などの行政手続を、事業所のパソコンからインターネット経由で行えるようにするものです。「電子政府の総合窓口e-Gov(イーガブ)」は、総務省行政管理局が運営する行政ポータルサイトで、各府省が所管する行政手続についての情報が検索できるだけでなく、「e-Gov電子申請システム」を利用し、申請・届出を行うことができます。

【申請・届出 例】
(1)事業所で働くスタッフに関わる手続
・健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届
・雇用保険被保険者資格喪失届
・雇用保険高年齢雇用継続給付の申請 等

(2)事業所を開設する場合などの手続
・雇用保険の事業所設置の届出
・就業規則(変更)届 等

電子申請の利用で得られるメリット

電子申請の利用には、次のようなメリットがあります。

・手続のために役所などへ出向く手間が省け、事務の効率化を図ることができる
・人件費や文書の郵送にかかる経費を節減できる
・複数の手続きをまとめて申請することができる
・24時間365日申請手続が可能になる
・インターネット環境さえあれば、どこからでも手続が可能になる
・マイナンバーを持ち歩かなくてもよい

申請窓口の開所時間を気にする必要がなくなるだけでなく、待ち時間や移動時間も節約できます。さらに、マイナンバーや個人情報が記載された書類を持ち出す必要がなくなり、紛失や盗難などのリスクを軽減できます。

e-Gov電子申請システム利用の流れ

e-Gov電子申請サイトから直接入力して申請する方法の流れを見ていきましょう。

【Step1】利用環境の確認・準備
e-Gov電子申請システムの利用にあたり、日本語OSのバージョンや、使用しているブラウザでJavaプログラムが動作できるか等、パソコンの環境を整えておく必要があります。e-Gov電子申請サイトでは、動作環境をチェックし判定してくれるページも用意されていますので、参考にしてください。

【Step2】電子証明書を取得
電子申請を行うためには、電子署名が必要とされている手続きがあります。そのため、事前に電子証明書を取得する必要があり、発行は電子認証登記所(商業登記認証局)などで行います。e-Gov電子申請サイトにて認証局を確認し、問い合わせてください。

【Step3】プログラムをインストール
e-Gov電子申請用プログラムを、使用するパソコンにインストールしましょう。

外部連携API対応ソフトウエアでも電子申請が利用可能に

電子申請は、前述したサイトから直接入力する方法だけでなく、外部連携API(※)に対応したソフトウエアを利用して申請する方法もあります。提供元であるベンダーから専用のシステムを導入する必要がありますが、申請データの作成、申請手続、公文書取得などをソフトウエアから行うことができます。また、既存システムのデータを利用し、申請書を作成することもできるため、より効率的に業務をすすめられます。

※API(Application Programming Interface)とは、情報システムが提供するデータや機能を、外部のソフトウエアを介して利用するための仕様のこと。

まとめ

利用者のケアから事務処理まで、介護事業所の業務は多岐にわたります。特に、少人数の事業所では、一人で何役もこなしている場合も多く、介護を担う人の負担をいかに取り除くかは、人材不足に悩む介護現場において、重要な課題といえます。今後の業務効率化に向け、ご紹介したe-Gov電子申請システムの利用をぜひ、検討事項の1つに挙げてみてはいかがでしょうか。

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