ICT化することでコスト要因だった介護記録が新しい価値を創造する資産に変わる【経営基盤を強化するIT戦略】

介護現場のICT化にあたっては、職員に対する事前の説明をきちんと行うことが重要だと井上は語ります。

「まず施設のトップから職員の方々へICT化の背景やメリットをしっかり説明していただくことが必要です。介護現場では、今までPCを使ったことのない人も多く、突然ICT化すると反発を招く恐れもあるからです。ICTは皆様に使っていただかないと業務効率は上がりません。ICTを全員で使っていこうという意思統一をしていただくことが必要です」

多くの場合、介護現場のICT化は介護記録システムの導入から始まります。MELFAREには今年、介護記録用の新しいツール「記録NAVI」が加わりました。記録NAVIは、介護記録の入力作業の効率化と記録内容の標準化を実現します。AIによる自然言語処理で、介護現場でよく使われる文例を作成。これをマウスやタッチパネルで選択するだけで、簡単に標準化された介護記録が作成できます。この入力方式は、介護現場の声を反映して開発されたものです。

「介護記録の作成にタブレットや音声入力を使っていたお客様から『タブレットは数値や選択項目の入力には便利だがやはり文章入力はキーボードを使った方が早い、また、音声入力は入力が容易な反面、利用者の前では使えず、記録内容の標準化が難しい』というご意見をいただきました。記録NAVIは、介護現場で実際に書かれた記録文書をAIで分析し、頻出する内容を文例化しています。このため入力項目に合わせて提示された候補を選ぶだけで、表現が統一された介護記録が素早く作成できます」（井上）

記録NAVIは、PCが苦手な人だけでなく、まだ記録業務に慣れていない新人職員や、外国人職員にとっても有用でしょう。

「記録内容を標準化し、客観的な内容を定型的に記録していくことによって、将来的にデータ分析を活用したサービスも可能になります。例えば、客観的なデータを使った利用者のご家族への説明資料作成や、AIを使った分析で利用者の介護度の維持や改善に役立てるなどが考えられます。ICT化によって、今まで義務やコスト要因でしかなかった介護記録を新たな価値を創造する資産に変えることができます」（井上）

井上は、介護業界は一つの転換期を迎えていると言います。一つは働き方改革関連法の施行です。

「働き方改革関連法が施行されたことで、介護業界でも厳密な就業管理が必要になりました。例えば、今年から5日間の有給休暇取得が義務化されますが、介護業界は中途入社が多く年度の途中で入ってきた人の休暇をきちんと管理するのは非常に困難です」

シフトや休暇の調整は就業管理者の大きな負担になっているといえます。

「例えば50人の職員がいる施設で、職員の負荷のバランスを取りながらシフトを組むのは大変な作業ですが、専用ソフトを利用すれば、就業管理者がこうした業務で疲弊することを防げます」（井上）

また、10月からは介護報酬に特定処遇改善加算が加わります。これは十分な技能や経験を備えた介護福祉士がいる事業所に介護報酬を給付するものです。

「この加算が得られる施設とそうでない施設では、人材確保に大きな差がつくでしょう。事業者はしっかりとしたキャリアアップの仕組みを作る必要があります」（井上）

「介護のICT化には、様々なソフトやハードを組み合わせる必要がありますし、ネットワークの構築やサーバー、システムの管理も必要になります。介護のICT化に必要なすべてをワンストップでご提供できることが、当社の一番の強みです。今年は様々な法律や制度の改正がありますが、この転換期を介護事情者の皆様と一緒に乗り越えていきたいと考えています。何かご相談ごとがありましたら、ぜひお問い合わせいただければと思います」

介護記録は、介護を受ける利用者さんのバイタルチェック結果や提供したサービス内容、生活状況を細かく記したものです。定義としてはそうですが、介護記録の本質はスタッフ間で利用者さんの情報を共有し、ケアを見直し、質を高めるキッカケにもなるだけでなく、利用者のご家族とのコミュニケーションツールにもなる重要な資料であると言えます。
介護記録の重要性は介護事業に携わる方であれば周知の事実ではありますが、では、実際にその現場を見ていない人や、利用者さんのことを詳しく知らない人が見て、正確に伝わる介護記録とはどのようなものなのでしょうか。

弊社がご提案する介護AI入力予測ツール「記録NAVI」は、介護現場で実際に書かれた記録文書をAIで分析し、頻出する内容を文例化。入力項目に合わせて提示された候補を選ぶだけで、表現が統一された介護記録が素早く作成できるサービスです。パソコンに不慣れな方や、介護記録に慣れていない新人スタッフ・外国人スタッフでもお使いいただけます。記録することの難しさ、そして介護記録に要する膨大な時間から解放される手段として、検討されてはいかがでしょうか。