電子申請で業務改革

  • 業務改善

人事総務、電子申請

2017年07月03日

退職者が多い3月、新規採用者や人事異動による異動者が多い4月と、年度が変わる前後は様々な手続が集中し、残業時間が増加する時期です。手続業務が一段落した今、今後の業務の効率化のために電子申請の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

電子申請とは

電子申請とは、e-Gov(イーガブ:電子政府の総合窓口)のシステムを利用し、申請や届出などの行政手続を、会社のパソコンからインターネット経由で行うものです。
e-Govは総務省行政管理局が運営するポータルサイトで、各府省が所管する様々な行政手続の申請・届出を行うことができ、複数の申請・届出をまとめて行うこともできます。また、申請した行政手続に関する処理状況を確認できるほか、公文書等、各種通知文書をダウンロードして取得することも可能です。

電子申請のメリット

電子申請のメリットは次の4つが挙げられます。

(1)いつでも申請可能
土日祝日関係なく、24時間いつでも申請ができます。今までのように申請窓口の開所時間を気にする必要がなくなります。

(2)どこからでも申請可能
インターネット経由で申請をするので、窓口に行かずに職場や遠隔地など、どこからでも申請ができます。

(3)複数の窓口に出向く必要がない
複数の手続をまとめて申請することができ、事務処理の効率化が図れます。

(4)マイナンバーを社外に持ち出さない
行政に出向いて申請する場合、マイナンバーを記載した書類を持ち出すことになるため、漏えい・紛失等のリスクがあります。マイナンバーの記載が必要となる社会保険・雇用保険の手続きを、社外に持ち出すことなく電子申請上で行うことができるので、リスクを軽減できます。

このように、電子申請は時間を気にせず手続ができるほか、待ち時間や移動時間も節約でき、業務を効率よく進めることができます。

電子申請で手続を行うには

電子申請は、e-Gov電子申請サイトから直接入力して申請する方法と、外部連携API(※)に対応したソフトウエアを利用して申請する方法の、二通りの利用方法があります。どちらの方法でも、電子認証登記所(商業登記認証局)などの「認証局」から、電子証明書を事前に取得する必要があります。電子証明書の取得方法は、e-Govサイト内でも案内されています。

e-Gov電子申請サイトから行う場合、プログラムを動かすのに必要なJavaがPCにインストールされているか確認した後、専用のプログラムをインストールして行います。

外部連携API対応のソフトウエアから手続を行う場合、提供元であるベンダーよりシステムを導入する必要がありますが、既存システムのデータを利用して申請書を作成することができるという利点があります。また、e-Gov電子申請サイト上での入力作業や操作は不要となるため、より効率的な申請・届出業務を行うことができます。

外部連携APIからの手続は年々増加しています。これから電子申請の導入を検討するのであれば、外部連携APIを利用したソフトウエアの利用をおすすめします。


※API(Application Programming Interface)
情報システムが提供するデータや機能を外部のソフトウエアから操作し、利用するための手順やデータ形式などを定めた規約のことであり、両者をつなぐ役割をもったもの

まとめ

弊社がご提供する社会保険労務システム「ARDIO」は、外部連携APIに対応し、申請データの作成から、複数人かつ複数手続の同時申請や状況照会・公文書取得といった一連の作業を行い、さらに手続完了後に従業員本人に戻す必要のある書類を、一括で安全に各従業員に配信する機能もございます。

詳しくは、弊社担当者までお気軽にお問い合わせください。

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