株式会社 不二ビューティ様 導入事例

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美容業

  • [ALIVE SOLUTION]

「多店舗でシフト管理も複雑。生体認証も利用したい。そのため、パッケージで対応できるかという思いもありましたが、打ち合わせを重ねることで、店舗スタッフにも、本部担当者にも、使いやすい労務管理環境を実現できました」

株式会社 不二ビューティ様 会社概要

エステティック「たかの友梨ビューティクリニック」を全国に展開する株式会社不二ビューティでは、ALIVE SOLUTION TA(就業システム)を採用。指静脈認証システムと連携することで、サロンスタッフにも、本部担当者にも負担をかけず、労務管理業務の効率的かつ精緻化を実現した。同社がALIVE SOLUTION TA を採用した経緯と効果について詳しく伺った。

株式会社不二ビューティについてご紹介ください。

 当社では創業以来約40年、エステといえば“たかの友梨”といわれるほど幅広い年代の方に認知され、多くのお客様にご利用いただいております「たかの友梨ビューティクリニック」を運営しています。
 当社の経営理念は「愛といたわりの精神」です。エステティック技術を通して人々の美と癒しに役立ち、幸せを届けるという大きな目標のもと、一人ひとりが高度な技術に加えて愛といたわりの心を持ち、深いやすらぎを提供することを目指しています。
 また、品質マネジメントシステムの国際規格ISO9001認証を取得しているほか、ロンドンに本部を持つ世界的なブランド認定事業「スーパーブランド2013-2014」にも認定されるなど、第三者機関からも信頼を得ており、働きやすい職場環境づくりにも積極的に取り組んでいます。

働きやすい職場環境とは、具体的にどのような取り組みを行っているのでしょうか。

 女性が安心して一生の仕事として働けるよう、産休・育休制度や時短勤務制度を充実させ、さらに制度を活用しやすい環境づくりにも取り組み、出産後も無理なく働き続けられるように努めています。また、サロンを全国展開しているため、Iターン・Uターンなど勤務地の変更も可能なほか、一度退職したスタッフの再就職なども積極的に対応しています。
 今回の就業管理システムの導入も、働きやすい職場環境を整備するための一環として捉えており、サロンで仕事をしているスタッフはもちろん、管理監督者や本部担当者にも負担をかけることなく、勤怠状況を的確かつリアルタイムに把握・管理し、労働基準法へも適切に対応するための取り組みでした。

利用状況

指静脈認証システムを導入し、労務管理環境を整備

ALIVE SOLUTION TA の利用状況を教えてください。

 指静脈認証システムを利用した出退勤の打刻記録をはじめ、就業時間や残業時間の管理、サロンスタッフのシフト管理などの労務管理業務をシステム化するためにALIVE SOLUTION TA を導入しました。
 国内に展開する約100店舗のサロンと本社をネットワークで結び、1,000名を超える社員の就業データをデータセンターで一元管理しています。 指静脈認証ユニットは各サロンに1 ~ 2台、本社に数台を設置しており、合計で約110台を導入しています。
 基本的にはパッケージの機能をそのまま利用していますが、一部、作業を効率化するために、使い勝手の向上や、画面表示やメッセージの追加・修正、指静脈認証速度の向上といったカスタマイズをしています。

指静脈認証システムの使用方法を教えてください。

指静脈認証ユニットを接続したPCの画面に表示されている「出勤」、「退勤」、「残業」のボタンをクリックして、あとは指をユニットに挿入するだけで出退勤の時間を記録できます。「残業」ボタンは、残業して退勤する際に使うもので、残業の打刻情報は管理監督者が別途チェックして承認する仕組みとなっています。
 また、勤務表を表示するためのIDとしても指静脈認証を利用しています。

■打刻用PC と指静脈認証ユニット
指を挿入したあと、認証の成否のメッセージが画面に表示される

直行・直帰や打刻忘れなどの場合は、どのように処理をしているのでしょうか。

 どのサロンでも指静脈での打刻が可能なので、他のサロンにヘルプなどで出向く場合や本社での研修などに参加する場合は、通常の利用方法と変わりはありません。
 打刻ができない、もしくは打刻忘れをした場合は、社内のワークフローで申請をして本部担当者で就業データの入力・訂正をしています。

保守・運用体制について教えてください。

 アプリケーションの部分は総務部で、システムインフラに関してはシステム部で運用しています。指静脈認証ユニットに関しては、故障などの際に本社から代替のユニットを送付できるように予備機を用意しています。

背景

就業状況を正確かつリアルタイムに把握・管理するためシステムの再導入を検討

ALIVE SOLUTION TA を導入した経緯について教えてください。

 当社の場合、通常勤務のほか、3時間の遅出や早帰りがあったり、日曜日と祝祭日は営業時間が短いため平日とは異なる勤務時間であるなど、勤務パターンが複雑です。また、当初組んだシフトを、スタッフのスケジュール調整がつけば、お客様の予約状況によって変更する場合もあり、どうしても就業管理が複雑になってしまいます。
 そのため、これまでは集計やデータ化することに労力や時間とコストがかかり、全国のサロンで仕事をしている約1,000人のスタッフ一人ひとりの就業状況を正確かつリアルタイムに把握・管理することは容易ではありませんでした。
 リアルタイムでスタッフの労働状況を把握できれば、たとえば特定のサロンに負荷がかかっているような場合でも、他のサロンやスタッフの状況を見ながら対策を講じることができますし、それが顧客満足度や従業員満足の向上にもつながります。

 以前、他社のICカードを用いた就業管理システムを導入したことがあるのですが、ICカードの取り扱いが煩雑だったり、シフト管理の仕組みが現場となじまず、タイムカードによる管理へと戻したという苦い経緯があります。社内ではシステム化は困難ではないかという意見がありましたが、スタッフ一人ひとりが働きやすい環境を実現することは、優秀なスタッフを確保することや提供するサービスの向上にもつながりますので、現場のスタッフや管理監督者はもちろん、本部の管理スタッフにも負担のかからない労務管理環境を実現するために、再度、システムの導入を検討することにしました。

選定要件

パッケージソフトを前提に、必要な機能に関してはカスタマイズで対応

一度、システムの導入がうまくいかなかったということで、スクラッチでシステムを開発しようとは考えなかったのでしょうか。

 システムをゼロから開発できれば理想的なシステムを実現できるのかもしれません。しかし、スクラッチ開発の場合はある程度のコストや開発期間が必要なことがネックとなります。さらに、保守運用や労働基準法改正への対応など、将来的に大きな負担がかかる可能性もあります。
 また、労務管理業務の場合は基本的な業務内容はある程度決まっていますので、法令に準拠した標準的な機能を利用でき、導入から保守運用にかかるコストを抑え、短期間に導入できるパッケージソフトを前提にシステムの選定を進めました。

ほかにシステムを選定する際の要件などがあれば教えてください。

 次のような要件をベースに導入するシステムを選定しました。


•導入がしやすいこと。
•導入後に定着させやすいこと。
•(ICカードなどを利用せず)生体認証システムと連携できること。
•シフト管理機能が使いやすいこと。
•当社の現場に合っていること。
•給与計算システムなどとデータのやり取りが可能なこと。

選定理由

カスタマイズやサポート体制を評価し導入を決定

ALIVE SOLUTION TA を採用した理由を教えてください。

 顧問の社労士からの勧めがあり、クラウドシステムでの採用がほぼ決まりかけていたのですが、当社の別のシステムでお世話になっていた三菱電機インフォメーションシステムズ(以下、MDIS)からの提案があり、比較検討の観点から提案を受けることにしました。MDISは三菱電機グループである三菱電機ビジネスシステム(以下、MB)の製品 ALIVE SOLUTION TA を選定し、MDISとMB合同で親身で熱心な提案をしてくださいました。
 その結果、クラウドシステムでは当社に合った細やかなカスタマイズが難しいことや導入後のサポート体制が画一的なことから、ALIVE SOLUTION TA の導入を検討することにしました。
 検討時における各ポイントの詳細は次の通りです。

【選定理由1】豊富な実績
 ALIVE SOLUTION TAはシステムとしての歴史も長く、導入実績も豊富で採用している企業も多い。また、指静脈認証システムに関しても実績のある製品を提案していただきましたので、安心して使い続けることができると判断しました。

【選定理由2】カスタマイズへの対応
 自社開発製品なのでカスタマイズへの対応がスムーズで、表示名称の変更などにも柔軟に対応していただけることから、使いやすいシステムを実現できると期待しました。

【選定理由3】サポート体制
 導入検討段階で、誠意を持って相談に乗ってくださいました。 その結果、当社の要望とパッケージとのギャップを納得がいくまで埋めることができました。また、導入後のトレーニングや機能調整への対応も約束していただけたので、スタッフにも本社スタッフにも使いやすいシステムを構築し、定着させることができると考えました。

【選定理由4】将来性
 法改正への対応実績もしっかりしており、三菱電機グループのIT企業が開発した製品なので、継続的な製品の提供や機能向上が期待でき、また、ALIVE SOLUTIONシリーズは労務管理以外にも、給与や人事などのシステムも提供されているので、将来的にほかのシステムとの密な連携やサポート窓口の統一なども検討できることも大きなポイントでした。

導入効果

就業状況の可視化と労務管理環境の効率化を実現

ALIVE SOLUTION TA を導入することで、どのような成果が上がっていますか。

 ALIVE SOLUTION TA を導入する直前は紙のタイムカードを使って打刻・集計を行っていました。
 ALIVE SOLUTION TA に関して、前回導入したシステムやタイムカード利用時と比較して、「(1) 指静脈認証の導入」、「(2)就業状況の可視化」、「(3)労務管理環境の効率化」によって、さまざまな効果が出ています。

(1) 指静脈認証の導入によるメリット
 前回、就業システムを導入した際には打刻にICカードを採用したのですが、カードに不具合が発生したり、紛失したり、忘れてしまったりした場合の対応や処理が面倒でした。指静脈認証はICカードやタイムカードと比較して、次のようなメリットがあります。


•操作がシンプルなので、だれでも簡単に利用できる。
•ICカードやタイムカードの使用・管理が不要。
•カード忘れなどによる打刻漏れを防ぎ、修正手続きなどを最小限に抑えることができる。
•代理打刻などの不正も確実に防ぐことができる。
•指静脈認証ユニットは既設のノートPCにUSB接続ができ、設置工事の手間やコストや新たなスペースも不要。導入コストも安価。
•指に軽微な傷などがあっても認証エラーが発生しにくい。

 当初は「指静脈認証」を知らないスタッフも多く、「指紋認証」と誤解されることもありました。しかし、指紋認証と異なることを理解すると、逆に若いスタッフは打刻作業に興味を示し、システム自体への関心を高めるという効果もありました。

(2) 就業状況の可視化によるメリット
 タイムカードを使用していたときは月に1回15日締めだったためバッチ処理になり、対応策などが後手になってしまうこともありました。今では、スタッフ自身はもちろん、管理監督者、エリアマネージャー、本部担当者が、残業時間や有給休暇の残日数などを必要なとき、リアルタイムで確認できるようになったことで、組織全体でスピーディな対応ができるようになりました。


•労務管理に対する意識が向上し、セルフマネジメントを促すと同時に、労働意欲の向上にもつながりつつある。
•打刻時に過去の未打刻情報をリアルタイムかつ確実に知らせることができ、修正手続きのタイミングも早くなった。

(3) 労務管理環境の効率化によるメリット
 従業員の意見を反映させたシステムづくりをしたことで使いやすさが向上し、日々システムに接することで労務管理意識が社内で高まりました。また、本部担当者の作業負荷を軽減かつ平準化できました。


•タイムカード集計作業の外部委託をせずに済むようになり、チェック作業も不要になった。
•集計までの負荷と時間が削減された。
•残業代の当月払いが可能になった。
•本部からサロンスタッフへ、未打刻に関する確認や催促をする回数が大幅に削減された。
•シフト情報の入力や変更が容易になり、管理監督者の負荷が軽減された。

打刻漏れを通知するメッセージ
シフト管理画面

今後の拡張予定

今後の拡張予定などがあれば、教えてください。

 ALIVE SOLUTION TA のシフト管理情報に予約管理システムを連携することができれば、大幅な業務効率化を実現できますので、ぜひ取り組みたいと考えています。また、他のALIVE SOLUTION 製品の導入も、順次検討していきたいと考えています。

MBへの評価と期待を教えてください。

 皆様本当に親身に取り組んでくださり、カスタマイズにも丁寧かつスピーディに対応してくださいましたのでとても感謝しています。また、細かなことも気軽に相談ができましたので、使いやすいシステムに仕上げることができました。
 現在も定期的に情報交換をしていただいており、近々にも機能の追加や改修が予定されているということですので、とても楽しみにしています。

お忙しい中、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。

※取材日時2016年12月
※記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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