すぐに実践!上手なメモの取り方とは【デキるビジネスマン養成講座】

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メモ、業務効率、セルフマネジメント

2019年02月06日

突然ですが、「仕事ができる人」の共通点として何を思い浮かべますか?「行動力がある」「意思決定が早い」「要領が良い」・・・などが挙げられるかと思います。実は、このように目に見える行動や言動以外にも、「メモを取るのがうまい」という共通点があることをご存知でしょうか。

そこで今回は、キャリアアップやスキルアップに役立つ「メモの取り方」を紹介。"デキる"メモ術を覚えて、ワンランク上のビジネスマンを目指してみましょう。

仕事ができる・できないとメモの取り方には関係がある!?

例えば会議や商談、上司から依頼や指示を受ける時など、ビジネスシーンにおいてメモを取るべき状況は沢山あり、誰しも一度は経験していると思います。
では、そもそも「メモを取る目的」とは何でしょうか。

「メモを取る」とは「知り得た情報を忘れないように記録する」ことです。しかし、メモはただやみくもに言われたことを書き写すだけでは、十分な効果を発揮しません。メモを取る行為には、情報を記録するだけでなく、情報を整理したりアイデアを書きとめたりといった役割があります。
要点をまとめ、それをどう活かせるか考えることがメモを取る本当の目的であり、「デキるビジネスマンはメモがうまい」と言われる所以であると考えられます。

では、メモを取るメリットを見ていきましょう。

■要点をまとめる力がつく
会議や商談中には多くの情報が飛び交います。メモを取る際には全てを書き留めるのではなく、得られた情報の中で何が重要だったか、要点やキーワードを見つけ出し整理しなければなりません。
つまり、メモを上手に取る癖をつけることで、情報を整理し要点を見つける力が身につきます。様々なビジネスシーンでも、正確にかつ効率よく仕事ができるようになるでしょう。

■考えをまとめアイデアを生み出すことができる
例えば、ある企画について考えているとき「頭の中にアイデアだけある」ということはありませんか?しかし、そのアイデアを頭に思い浮かべているだけでは、実現することは不可能です。
そこで、自分が今どんな考えを持っているか“まとめる”必要が生じます。自分の考えを紙に書き出し言語化することで、アイデアの問題点や課題などが浮かびあがらせることが可能になり、自分の考えを実現化する上での道筋も見えてきます。

また、ふと頭に浮かんだことを書き留めておくと、それが仕事上のアイデアにつながることがあります。そのときは何気ないメモに過ぎなくても、後日見返すことで進行中の企画に活かせるかもしれません。また全く関係ないメモ同士がリンクすることで、新しいアイデアに生まれ変わる可能性もあるでしょう。
「気になったら、ひらめいたらまずはメモ」これを心がけておくと、自分オリジナルのネタ帳として、後のアイデア生成に役立てることができます。

■記録することで脳の容量を確保する
メモの最も一般的なメリットは、忘れないように記録することです。
残念ながら記憶を100%残しておくことはできません。そして、多くの仕事を抱える人ほど、記憶しなればならない情報は膨大です。多くのことを頭に記憶してしまった結果、情報が混ざってしまっては仕事に混乱が生じてしまいます。記憶を整理し、もし忘れてしまった時に後で見返すためにも、メモに記録させておきましょう。
メモを取ったことで、脳に「考えるための容量を空けてあげる」ことができます。その結果、気持ちにゆとりが生まれ新たな考えが閃くチャンスも生まれるかもしれません。

メモの良くない取り方の例

メモを取るメリットをご説明したところで、ついしてしまいがちな「良くないメモの取り方」についてもご紹介します。「毎日メモを取っているけど、活かしきれていないなぁ」とお悩みの人は、以下の項目が自分に当てはまらないかを確認してみてください。

■聞いた内容を丸写しにする
上司や先輩の言葉や商談でお客様が話した内容を一言一句メモすると、メモをすることにばかり気がいってしまうばかりか、「本当に大事なことがメモできていない」「あとで見返したときに要点がつかめない」といった事態になりかねません。
メモを取るときは、重要なポイントを自分で見極めて、書きとめることが大切です。相手が同じことを何度も言っている場合は、その内容を一度メモするだけにとどめる、といった判断も必要です。

■どこに何を書いたのかわからない
どこに何を書いたのかわからないままメモを取り続けてしまうと、確実にメモした内容であっても探すのが面倒になり、「メモを見返す」という習慣も定着しにくくなりがちです。
メモの上部に日付を書く、新しいメモを書くときはページを替える、などの簡単な工夫をしておくだけで、どのメモをどこに書いたのかが分かりやすくなります。

■自分で書いた字なのに読めない
メモは必ずしもきれいな字で書く必要はありません。しかし、あとからメモを見返した際に「字が汚過ぎで何と書いているか分からない…」となったら本末転倒です。
ある程度の早さが求められるケースも多いですが、メモを取るときは最低限「自分が読める」文字で書くことを心がけましょう。

メモを上手に取るための4つのポイント

先ほどの例も踏まえた上で、いよいよ「メモを上手に取る」ための方法を実践していきます。以下のポイントを抑えて、デキるビジネスマンを目指しましょう。

(1)メモは一冊にまとめる

メモは、アイデアを思いついたときや、会議の内容を書きとめるときなど、必要に応じてすぐ取り出せる手軽さが重要です。しかし、メモ用紙ではバラバラになってしまう恐れもあるため、自分にとって使いやすいサイズのノートや大きめの手帳を使ってみましょう。また、いくらメモをきれいに取っても、それぞれの情報が複数のノートに別れていると時系列に見返しづらくなります。情報を整理しやすくするために、メモは一冊にまとめるようにしましょう。

(2)余白をしっかり取る

メモを取るときは、余白を「ちょっと多いかな」くらいの感覚で残すようにしましょう。余白部分には、あとからアイデアを書き足したり、後日調べた情報を追加したりすることができ、それによってメモをブラッシュアップさせることができます。
また余白が多いと、ページ一面に文字をびっしり書き込んでいる場合よりも、あとから見返しやすいというメリットもあります。

(3)色分けして書く

あとから読み返しやすいメモを取る方法のひとつが、3色ボールペンを使う方法です。例えば、リアルタイムでメモを取っているときは黒いペンを使い、重要だと思った箇所には赤ペンを、コメントを後入れするときには緑や青のペンを使うようにすると、あとから読み返したときに分かりやすくなるでしょう。

(4)消えないペンで書く

多くの方が使用している「消せるボールペン」は間違った内容を消せるため、見辛くならないという利点があります。しかし、ここではあえて「消えないペンで書く」ことをおすすめします。
例えば、スケジュールが変更になった際には、既に書き込んである日時の後ろに矢印を入れリスケした日時を書くと良いでしょう。このようにすることで「変更した」という記録を残すことができるため、伝えた・いや聞いていないという水掛け論にならずに済みます。
もしも、間違えたことを書いてしまったのならば、「取り消し線」を引いて消しましょう。間違えたことをあえて残すことで、見返した際に意外と何かのアイデアのヒントとなるかもしれません。

メモの活用方法 ~進捗状況をメモに残す~

ここでは、メモの活用方法を1つご紹介。
誰しも仕事をしていると、上司から別の仕事を急に振られる、トラブルが発生し至急対応しなければならない・・・など、今行っていた仕事を中断せざるを得ない状況があります。
そのようなシーンにもし直面したら、仕掛り中の仕事の進捗状況をメモに残しておきましょう。
「日付、仕事の内容、どこまで終わっているか、次に何をする必要があるか」をメモすることで、その仕事を再開する時に「あれ?どこまでやった?次に何をすればよかった?」と迷うことが無くなります。思い出す時間のロスを無くせば、より効率よく仕事を進めることができるでしょう。

まとめ

ビジネスに役立つメモの取り方は、意識次第でいくらでも向上させることができます。今回ご紹介したメモの上達術は、簡単に取り入れることができるものを厳選しましたので、ぜひ実践されることをおすすめします。

自分の頭の中を整理できるようになると、より効率的かつ生産性の高い仕事の成果を出しやすくなります。日常的に行われるメモの取り方を見直すことで、デキるビジネスマンを目指しましょう。

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