仕事の生産性を高める「整理整頓」・下

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キャリア・教育、生産性、整理整頓

2017年12月18日

前回は「整理整頓」の意味を知り、自分のデスクやその周辺にあるさまざまな物を「必要な物」「不要な物」「どちらか悩む物」と分類する方法をご紹介しました。今回はさらに書類や物を機能的に収納し、デスク周りを美的空間にするとともに仕事の効率をより高める工夫についてご紹介します。

デスク上や引き出しの整理整頓

ここでは前回分類した「必要な物」をどのように整理整頓するかについてご紹介します。

◆デスクの上にはできるだけ物を置かない
デスク上にはパソコンや電話だけを置き、ほかのスペースは書類を広げられるように空けておくと仕事の進行がスムーズです。

◆デスクの引き出しをルール化する
デスクのセンター引き出し(大きく浅い引き出し)は、基本的に何も入れません。ここは収納場所ではなく、今日、作業するのに必要な書類や資料、電話で受けたメモなどを一時的に置くスペースとして使います。そして、各業務終了時に書類や資料は本来の収納場所に戻し、メモ類は不要になったらすぐに捨て、次の作業に必要な書類を入れます。また、今日の行うべきことをリストにしたTo doリストもここに置いておくと、作業の漏れがなく効率もいいでしょう。

袖机の引き出し1段目にはボールペンやふせんなどの文房具を入れます。トレー等で引き出し内の空間を仕切ると細かい物が乱雑にならず、整頓した状態を保てます。使用頻度の高い物を手前にするように整頓すると使い勝手がよく効率的です。2段目には携帯やパソコンの充電器、電卓など文房具以外の物を。上に重ねないように収めるとすぐに取り出せます。3段目は深さがあるので書類や資料収納に。クリアファイルや書類ボックスなどを利用して、背表紙が見える状態で収納します。

書類や資料の整理整頓

整理整頓ができたら、その“きれい”をキープしておきたいものです。そこで自分でルールを設けることで、整理整頓した状態をキープすることができます。

◆作業中のデスク上は物の位置を決める
右利きの方なら右側でメモをしたり、書類を開いたりすることが多いでしょう。そのため、右側を広く使えるようにパソコンや電話の置き場所を決め、空いたスペースを常に保てるようにします。作業が終わり次第、次の作業に必要がないものは元の収納場所に戻すようにしましょう。

◆整理整頓チェックリストを作成する
片付ける際に何をチェックするのかを明確にした「項目リスト」を作成します。項目数が多く内容がわかりにくいと面倒になって長続きしなくなるため、できるだけシンプルに、数も10個以内にすると良いでしょう。例えば毎週金曜日の作業終了時にリストを見て片付け、終了したらチェックと実施した日付を入れるとやり忘れがなく整理整頓できます。

◆整理整頓した状態を写真で残す
業務が忙しくて頻繁に片付けることができないという方もいるでしょう。そうした人におすすめなのが、整理整頓した際にデスクの上や引き出しの中を写真に撮っておくこと。つまり「理想の状態」を写真に残しておくのです。そして、金曜日の帰宅前など時間を決めて、この写真と同じように整理整頓するといいでしょう。

まとめ

整理整頓は「分類」することが決め手です。はじめは大まかな分類から始め、整理整頓することに慣れてきたらさらに細かい分類をするなど、自分のルールを作ると良いでしょう。そして、最も大切なことは整理整頓を習慣にすることです。片付けること自体がストレスとならないよう、無理のないペースで実践してみてはいかがでしょうか。

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